W 2021 r. kolejna grupa pracodawców musi wdrożyć pracownicze plany kapitałowe (PPK). W ramach tzw. IV fali PPK uruchamiają podmioty z sektora finansów publicznych i wszystkie pozostałe podmioty zatrudniające, które dotychczas nie wdrożyły PPK (z wyjątkiem samozatrudnionych). Termin na zawarcie umowy o zarządzanie dla podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych mija 26 marca 2021 r, a dla pozostałych podmiotów zatrudniających 23 kwietnia 2021 r. O pozostałych kluczowych terminach dowiesz się z artykułu "Kiedy muszę wdrożyć PPK w swojej firmie?"
Kto zawiera umowę o zarządzanie?
Umowa o zarządzanie to podstawa funkcjonowania PPK w danej firmie – jeśli podmiot podpisuje ją po raz pierwszy to de facto umowa uruchamia PPK. Zgodnie z ustawą PPK wdrażają pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej jedną osobę, w imieniu której są zobowiązani zawrzeć umowę o prowadzenie. Innymi słowy, jeśli w przedsiębiorstwie pracuje choć jedna osoba uprawniona do oszczędzania w ramach PPK, to mamy obowiązek taki program wprowadzić.
Umowy nie muszą zawierać:
- mikroprzedsiębiorcy jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
- osoby fizyczne, która zatrudniają, w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby,
- podmioty, które oferują pracownikom PPE (w programie musi uczestniczyć co najmniej 25% załogi, a wpłata podstawowa musi wynosić co najmniej 3,5% wynagrodzenia).
Podmioty, które są zobowiązane do wdrożenia PPK są podzielone na cztery grupy – tzw. fale, którym przyporządkowano określone terminy na zawarcie umowy o zarządzanie.
Podmioty zatrudniające:
- co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – termin na zawarcie umowy minął 25 października 2019 r.
- co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. miały obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie najpóźniej do 27 października 2020 r.
- o najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. miały obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie najpóźniej do 27 października 2020 r.
- a pozostałe podmioty zatrudniające mają obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie najpóźniej do najpóźniej do 23 kwietnia 2021 r. (podmioty wchodzące w skład sektora finansów publicznych mają czas do 26 marca 2021 r.)
Jak wspomniano, umowa o zarządzanie to podstawa funkcjonowania PPK w firmie. Pracownicy przystępują do programu na podstawie umowy o prowadzenie, która jest zawierana w ich imieniu przez pracodawcę. Należy pamiętać, że pracodawca podpisuje umowę o zarządzanie PPK nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu, w którym jest zobowiązany zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK – czyli w przypadku IV fali PPK maksymalnie do 23 kwietnia 2021 r. (podmioty wchodzące w skład sektora finansów publicznych mają czas do 26 marca 2021 r.). Zwracamy uwagę, że umowę można zawrzeć od 1 stycznia 2021 r.
Ustawa przewiduje kary dla podmiotów, które nie dopełniają ustawowych obowiązków. Podmioty, które nie zawrą umowy o zarządzanie w przewidzianym terminie, podlegają karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego.
Co określa umowa o zarządzanie PPK?
Umowa o zarządzanie jest zawierana między pracodawcą a wybraną przez niego instytucją finansową. Jej zapisy określają warunki prowadzenia PPK, a w szczególności:
- strony umowy,
- nazwę funduszy zdefiniowanej daty,
- warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK,
- warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
- warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
- wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający,
- sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat,
- maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty,
- koszty obciążające ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK,
- warunki zmiany umowy,
- warunki i okres wypowiedzenia umowy,
- warunki dokonywania konwersji lub zamiany.
Umowa zawierana jest w formie elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. W Nationale-Nederlanden PTE proces realizowany jest w ciągu kilku minut. Wystarczy zarejestrować swoją firmę na Portalu PPK. Kolejny krok to zatwierdzenie umów przez pracodawcę, a później przez Nationale-Nederlanden. Nie rodzi to żadnych kosztów. Umowa o zarządzanie jest już zawarta, a do zawarcia umowy o prowadzenie konieczne jest przesłanie pliku rejestracyjnego uczestników PPK – to pracodawcy mogą zrobić do 10 kwietnia 2021 r., w przypadku podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych, lub do 10 maja 2021 r. w przypadku pozostałych podmiotów zatrudniających.
Umowa o zarządzanie PPK podlega wpisowi do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju S.A.
Wypowiedzenie umowy o zarządzanie PPK – zmiana instytucji finansowej
Pracodawca może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK zawartą z instytucją finansową, pod warunkiem że podpisał taką umowę z inną instytucją. W takiej sytuacji, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia kolejnej umowy o zarządzanie (z nową instytucją finansową), pracodawca ma obowiązek zawarcia w imieniu i na rzecz wszystkich osób, które uczestniczyły w PPK, nowej umowy o prowadzenie PPK.
Czyli po prostu „przerejestrowuje” pracowników do nowej instytucji finansowej (przesłanie pliku rejestracyjnego poprzez Portal Pracodawcy, w przypadku Nationale-Nederlanden poprzez n-portal PPK).
Zmiana firmy zarządzającej PPK rodzi obowiązek informacyjny po stronie pracodawcy. Musi poinformować pracowników (w powyższym terminie) o konieczności złożenia w ich imieniu wniosków o wypłatę transferową, czyli o przekazanie ich środków zgromadzonych na dotychczasowych rachunkach PPK na ich rachunki PPK w nowej instytucji. Pracownicy mają możliwość wyrażenia braku zgody na transfer.
