Uruchomienie Pracowniczego Planu Kapitałowego (PPK) w firmie nakłada nowe obowiązki na dział kadrowy, który będzie musiał zająć się obsługą uczestnictwa pracowników w programie. By dobrze zarządzić dodatkowymi zadaniami, należy po pierwsze przeszkolić załogę i zaktualizować system kadrowo-płacowy, a po drugie dobrze zarządzić dokumentacją w PPK.
Dyspozycje pracowników w PPK
Dla zatrudnionych uczestnictwo w PPK jest całkowicie dobrowolne. To oznacza, że załoga może w każdym momencie i wielokrotnie podejmować oraz zmieniać decyzję dotyczącą oszczędzania w ramach programu, a dział kadrowy musi te dyspozycje przyjąć i uwzględnić przy naliczaniu wynagrodzenia.
Po uruchomieniu PPK pracodawca automatycznie zapisuje zatrudnionych między 18. a 55. rokiem życia, którzy przepracowali w danej firmie co najmniej 3 miesiące. Osoby te mogą zrezygnować z uczestnictwa w PPK, a później zapisać się do programu. Pracownicy, którzy ukończyli 55 lat, ale nie ukończyli 70. roku życia przystępują do PPK dobrowolnie, składając deklarację. Oczywiście również te osoby mogą zrezygnować z PPK oraz znów się do niego zapisać (czytaj więcej: „Uczestnictwo pracownika w PPK – zapisy”).
Dodatkowo każdy z uczestników PPK ma możliwość zadeklarowania wpłat dodatkowych oraz może zmieniać ich wysokość (nie ma limitu częstotliwości), lub zrezygnować z ich dokonywania. Co więcej, pracownicy, których miesięczne wynagrodzenie nie przekracza 120% wynagrodzenia minimalnego, mogą obniżyć wpłatę podstawową do 0,5% (czytaj więcej: „Naliczanie i odprowadzanie wpłat na PPK”).
Pracownicy mogą też prosić pracodawcę o dokonanie w ich imieniu transferu z poprzednich rachunków PPK do programu prowadzonego przez obecną firmę (zgodnie z terminami z ustawy o PPK). Jeśli zaś pracodawca zmienia instytucję finansową, pracownik może nie zgodzić się na przetransferowanie dotychczas zgormadzonych środków do nowego dostawcy (czytaj więcej: „Dyspozycja transferu w PPK – jakie obowiązki ciążą na pracodawcy”).
W przypadku zmiany danych – osobowych i korespondencyjnych – uczestnicy PPK również powinni poinformować o tym fakcie pracodawcę.
Deklaracje pracowników w PPK
Ustawa o PPK wprowadza wymóg, by część dyspozycji pracowników była składana w formie pisemnej.
Pracownik musi pisemnie złożyć deklarację:
- rezygnacji z uczestnictwa w PPK,
- wznowienia wpłat do PPK,
- braku zgody na transfer, gdy pracodawca zmienia dostawcę PPK
W powyższych przypadkach pracownik musi wypełnić określony formularz i złożyć go pracownikom działu kadrowego.
W przypadku poniższych dyspozycji forma pisemna nie jest wymagana:
- przystąpienie do PPK osób pomiędzy 55. a 70. rokiem życia,
- deklaracja wpłaty dodatkowej (w tym jej zmiana),
- obniżenie wpłaty podstawowej,
- zmiana danych uczestnika.
Sprawne zarządzanie dokumentami w Pracowniczych Planach Kapitałowych
Nationale-Nederlanden PTE przygotowało zestaw wszystkich wymienionych wyżej formularzy. Zalecamy, by pracownicy składali dyspozycje na tych wzorach – dział kadrowy ma wtedy gwarancję, że zawierają one wszelkie niezbędne dane.
Formularze można przekazać pracownikom do samodzielnego pisemnego wypełnienia. Dodatkowo, n-portal PPK (Portal PPK) ma funkcję uzupełnienia powyższych formularzy danymi uczestników PPK. Logując się do n-portalu PPK, pracodawca wybiera z listy uczestników PPK osobę, która chce złożyć dyspozycję. Kolejno wybiera formularz, który wypełnia się danymi uczestnika. Formularz należy wydrukować i przekazać pracownikowi do podpisu.
Pracodawcy mogą również umieścić formularze w swoich systemach urlopowych. Dzięki temu dyspozycje, które nie muszą być składane w formie pisemnej, szybko i sprawnie zostaną wypełnione i trafią do działu kadrowego. Deklaracje, które muszą być złożone w formie pisemnej należy wydrukować i dostarczyć do działu kadrowego.
Przechowywanie deklaracji PPK
Jak długo przechowywać wypełnione przez zatrudnionych formularze dotyczące ich uczestnictwa w PPK? Nie sposób wskazać jednoznaczną odpowiedź, bowiem kwestia ta nie jest precyzyjnie określona w przepisach ustawy o PPK. Warto zatem posiłkować się innymi regulacjami.
Sama ustawa o PPK zawiera dwie daty, którymi można się posiłkować. Pierwsza opcja - pięć lat – to okres przedawnienia roszczeń z tytułu wpłat do PPK (art. 29 ust. 2 ustawy o PPK). Druga opcja to cztery lata – gdyż co cztery lata, poczynając od 1 kwietnia, pracodawca dokonuje ponownie wpłat na PPK, chyba że uczestnik znowu zrezygnuje (art. 23 ust. 2, 5 i 6 ustawy o PPK).
Warto kierować się też stanowiskiem UODO z 6 maja 2019 r. – to najbezpieczniejszy wariant dla pracodawców. Wynika z niego, że dokumentacja wytworzona w związku z odprowadzeniem wpłat na PPK, powinna być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz 10 lub 50 lat po jego ustaniu – te dokumenty stanowią bowiem element dokumentacji regulowanej przez art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Okres 10-letni dotyczy osób, które zaczęły pracę w firmie po 1 stycznia 2019 r. Natomiast przez 50 lat powinny być przechowywane dokumenty osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. Zgodnie ze stanowiskiem UODO, powyższe okresy nie dotyczą jednak całości dokumentacji dotyczącej PPK, a tylko tej, która dotyczy naliczania wpłat.
Można powołać się także na przepisy RODO (art. 5 ust 1 lit. e), które stanowią, że dane osobowe mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
