Wdrożenie PPK — studium przypadku dużej firmy

W ramach programu odprowadzane są pierwsze wpłaty na indywidualne konta pracowników. Z doświadczeń przedsiębiorstw 250+ mogą skorzystać firmy z sektora MŚP, które programem zostaną objęte od 1 stycznia 2020 r. Wśród instytucji, które wdrożenie planów kapitałowych mają już za sobą, jest Nationale-Nederlanden.

- Zależnie od struktury i branży zakładu inne środki przekazu będą najlepsze do komunikowania się z pracownikami w sprawie PPK. W naszej firmie zbudowaliśmy taki wachlarz opcji, z których każdy wybierze coś dla siebie — mówi Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej w Nationale-Nederlanden.

Najwięcej obowiązków z tytułu nowego systemu długoterminowego oszczędzania spoczywa na pracodawcach. Obok działań związanych z przygotowaniem do wdrożenia programu zatrudniający muszą zmierzyć się z wyborem instytucji finansowej, zawarciem z nią umów o zarządzanie oraz prowadzenie PPK. Kluczowe dla procesu jest także ustrukturyzowanie w firmie procedur administracyjno-komunikacyjnych.

To etap, który można określić poziomem 0. Startują z niego wszystkie firmy, które muszą zmierzyć się z wprowadzeniem planów kapitałowych. Pierwszym krokiem w przypadku Nationale-Nederlanden było przeprowadzenie analizy i opracowanie planu wdrożenia. Należało oszacować koszty przystąpienia do programu, zweryfikować, kogo obejmą Pracownicze Plany Kapitałowe i ile czasu będzie wymagało dokonanie formalności.

— Nie znaliśmy dokładnych danych niezbędnych do wdrożenia PPK, dlatego na początku upewniliśmy się, czy procesy obsługujące zawieranie umów i płatności są prowadzone prawidłowo. Oszacowanie poziomu kosztów programu, założenie poziomu partycypacji, a także oszacowanie wartości wpłat podstawowych umożliwiło nam podjęcie decyzji o realnej dacie przystąpienia do programu — wskazuje Małgorzata Madej, kierownik działu ofertowania i zarządzania portfelem PPK w Nationale-Nederlanden.

Zapadły też konkretne decyzje biznesowe. Przykładowo, zidentyfikowano, że umowy zlecenia zawierane są przez różne działy. W praktyce mogłoby to utrudniać prawidłowe oszacowanie, ile osób obejmie PPK. Następstwem była więc decyzja o scentralizowaniu zawierania umów w jednym dziale. Natomiast w obszarze sprzedaży zmieniono ogólny system zawierania umów cywilnoprawnych.

Jednym z największych wyzwań było zapewnienie sprawnie i prawidłowo funkcjonującego systemu obsługi PPK, w szczególności kadrowo-płacowego.

Eksperci z Nationale-Nederlanden wskazali cztery podstawowe warunki, które musiał on spełniać:

Był to też odpowiedni moment na rozpoczęcie komunikacji z pracownikami.

— Zależnie od struktury i branży zakładu inne środki przekazu będą najlepsze. W naszej firmie zbudowaliśmy taki wachlarz opcji, z których każdy wybierze coś dla siebie. Były to m.in.: materiały drukowane, elektroniczne, mailingi, filmiki, quizy online, spotkania i szkolenia bezpośrednie, jak i w formie elektronicznej. Dzięki dobrze zaplanowanej komunikacji po miesiącu działania programu nie mieliśmy w ogóle korekt list płac, co oznacza, że pracownicy byli naprawdę dobrze poinformowani i decyzję o uczestnictwie podjęli świadomie. Uważam, że to duży sukces — dodaje Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej w Nationale-Nederlanden.

Na tym etapie, po wcześniejszych konsultacjach z pracownikami, przyszedł czas na wybór instytucji finansowej.

— Wszelkie działania można przeprowadzić drogą elektroniczną. Do zawarcia umowy o zarządzanie nie są wymagane podpisy kwalifikowane, skanowanie ani drukowanie dokumentów. Taki schemat działania proponujemy też naszym klientom jako instytucja finansowa. Wybierając operatora PPK, warto też sprawdzić, czy oferuje on kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia programu — mówi Małgorzata Madej.

Ostatnim krokiem było naliczenie wpłat na listach płac, zebranie deklaracji od pracowników i zgłoszenie ich w portalu PPK pracodawcy, ewentualne korekty list oraz rozpoczęcie wpłat do instytucji finansowej.

— Opracowaliśmy harmonogram obsługi powdrożeniowej na każdy kolejny miesiąc. Uwzględnia on nowe i stałe elementy, takie jak przekazywanie wpłat do instytucji finansowej czy zgłaszanie rezygnacji pracowników w ciągu 7 dni od ich wpłynięcia. Od początku widzimy, jak wielkie to ułatwienie, dlatego polecamy taką praktykę każdemu przedsiębiorcy — dodaje Joanna Dobies.

25 października i 12 listopada bieżącego roku to ostateczne daty na podpisanie kolejno umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK przez dużych przedsiębiorców. Natomiast 1 stycznia 2020 r. obowiązkiem tworzenia programu zostaną objęte przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Przy wyborze instytucji finansowej warto rozważyć ofertę cenową, ale również poziom kompleksowego wsparcia, jaki oferuje podczas całego procesu tworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.

- Nationale-Nederlanden ma o tyle komfortową sytuację, że wprowadzanie PPK zna z obu stron. Jesteśmy pracodawcą 250+, a jednocześnie instytucją finansową oferującą usługi przedsiębiorcom. Uruchomienie programu mamy już za sobą. Dlatego możemy z praktycznej strony opowiedzieć naszym partnerom, jak wdrażać PPK w firmie. Umowę o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi zawarło z nami już ponad 300 instytucji. Z naszych obserwacji i rozmów z pracodawcami wynika, że firmy są na różnych etapach przygotowania i wdrażania programu. Nasze własne doświadczenia są na tyle uniwersalne, że każdy może z nich skorzystać – mówi Małgorzata Madej, kierownik działu ofertowania i zarządzania portfelem w PPK w Nationale-Nederlanden.