Jak przygotować system kadrowo-płacowy do Pracowniczych Planów Kapitałowych?

Uczestnictwo w PPK ma wpływ na wynagrodzenie Pracowników. Co więcej, informacje o uczestnikach PPK, ich dyspozycjach i wpłatach muszą być przekazywane instytucji finansowej. Podpowiadamy, jakie dane muszą zbierać Pracodawcy oraz jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK.

Etap planowania i przygotowań ma kluczowe znaczenie przy wdrożeniu i sprawnej obsłudze Pracowniczego Planu Kapitałowego (PPK). Jednym z najważniejszych elementów w tym procesie jest aktualizacja systemu kadrowego, tak by uwzględniał wszystkie informacje dotyczące uczestnictwa zatrudnionych w PPK,. Po pierwsze, ma to wpływ na naliczane wynagrodzenie pracowników, a po drugie jest  to konieczne, by przekazywać instytucji finansowej dane dotyczące uczestników PPK.

System kadrowo-płacowy to serce PPK
Pracownicy działu kadrowego muszą wiedzieć kto uczestniczy w PPK i jakie wpłaty odprowadza dana osoba – tylko podstawowe (i czy ewentualnie są obniżone) czy także dodatkowe. Te informacje są potrzebne do poprawnego obliczenia pensji – z wynagrodzenia pracownika potrąca się bowiem jego wpłaty oraz podatek od wpłat pracodawcy.
Natomiast instytucja finansowa musi być poinformowana, kto ile środków przekazuje na rachunek PPK – wpłata każdego z uczestników (ze wszystkich trzech źródeł jest zamieniana na jednostki funduszu zdefiniowanej daty). Dane trafiają do instytucji finansowej poprzez przekazanie pliku wyeksportowanego z systemu kadrowo-płacowego poprzez n-portal PPK (Portal Pracodawcy).  Format i struktura pliku muszą być zgodne ze standardem tzw. Grupy Projektowej PPK – to wytyczne wypracowane przez instytucje finansowe oferujące PPK, dostawców systemów kadrowo-płacowych oraz agentów transferowych. Zgodnie z regulacjami dane są przekazywane w formie pliku xml lub csv, który musi być zbudowany zgodnie z określonym układem. Standard można pobrać tutaj, a poniżej wyjaśniamy, jakie informacje muszą zbierać i przekazywać Pracodawcy.

Plik rejestracyjny w Praconiczych Planach Kapitałowych – niezbędne dane
Pierwszy krok to zapisanie pracowników do PPK. System kadrowy musi uwzględniać opcję, gdzie zaznaczamy, czy dana osoba uczestniczy w programie. Zatrudnieni między 18. a 55. rokiem życia, którzy pracują w danej firmie przynajmniej 3 miesiące, są zapisywani do PPK automatycznie. Jeśli nie chcą oszczędzać w programie, mogą złożyć deklarację rezygnacji (wtedy nie przystępują do PPK). Osoby między 55. a 70. rokiem życia zapisują się do PPK na swój wniosek (więcej: „Uczestnictwo pracowników w PPK – zapisy”).

Plik rejestracyjny przekazywany instytucji finansowej, który stanowi podstawę zawarcia umowy o prowadzenie w stosunku do danego zatrudnionego, musi zawierać poniższe informacje – są to dane obligatoryjne, które służą do identyfikacji uczestników.

  • Imię (lub imiona)
  • Nazwisko
  • PESEL (jeśli go nie ma to numer dokumentu tożsamości i data urodzenia)
  • Obywatelstwo 
  • Adres

Fakultatywnie Pracodawcy mogą także przekazywać adres e-mail zatrudnionych i/lub numer telefonu – dane te służą do elektronicznego przekazania listu powitalnego dla uczestników PPK (przesyłany przez instytucję finansową). 

Plik wpłatowy w PPK – niezbędne dane

Po zapisania zatrudnionych do PPK, pracodawcy co miesiąc muszą naliczać wpłaty i odprowadzać je do instytucji finansowej. System kadrowo-płacowy powinien uwzględniać pięć wariantów wpłat. Wpłatę podstawową pracownika (2%) i pracodawcy (1,5%), obniżoną wpłatę pracownika (0,5%), jeśli pracownik ją obniżył, oraz wpłatę dodatkową pracownika (do 2%) i pracodawcy (do 2,5%), jeśli ci zdecydowali się ją uiszczać. System powinien automatycznie naliczać wartość wpłat w oparciu o wartość pensji brutto zatrudnionego oraz stawkę procentową wpłaty. Konieczne jest również wskazanie za jaki okres jest naliczana dana wpłata.  Plik wpłatowy przekazywany co miesiąc instytucji finansowej musi zawierać powyższe dane identyfikacyjne oraz wartości wpłat – wartość każdej z wpłat wskazywana jest w osobnym polu. Powyższe dane są potrzebne do rozksięgowania zbiorczego przelewu, który przekazuje pracodawca, na wpłaty uczestników PPK. Na rachunek uczestnika PPK trafiają łącznie wszystkie wpłaty (podstawowe i dodatkowe pracownika i pracodawcy), a w historii operacji wyszczególniane są wartości każdej z kategorii wpłat. Do tego właśnie potrzebne są wszystkie zbiorcze informacje.  System kadrowo-płacowy powinien również uwzględniać funkcję dokonywania korekt w zakresie nienależnie naliczonych wpłat. Plik przesyłany do instytucji finansowej zawiera pola, które pozwalają wnioskować o zwrot tych kwot (tzw. korekty ujemne). 

Przekazywanie deklaracji pracowników w PPK – niezbędne dane
Dla pracowników uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Zatrudnieni mogą dowolnie zarządzać swoją obecnością w programie – rezygnować i przystępować, deklarować i zmieniać wpłaty dodatkowe, a osoby, których miesięczne wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotniści wynagrodzenia minimalnego mogą obniżyć składkę dodatkową. Dodatkowo co 4 lata zatrudnieni, którzy spełniają kryteria autozapisu, są ponownie automatycznie zapisywani do PPK. Uczestnicy mogą także poprosić pracodawcę o dokonanie w ich imieniu wypłaty transferowej (z PPK u poprzednich pracodawców).
Wszystkie te dyspozycje pracodawca musi nanieść w systemie kadrowo-płacowym – musi on zatem uwzględniać pola, gdzie odznacza się: 

  • Rezygnację z wpłat,
  • Wznowienie wpłat,
  • Wznowienie uczestnika co 4 lata – autozapis, 
  • Zmianę składki podstawowej,
  • Zmianę składki dodatkowej. Pracownik może też poprosić pracodawcę o zmianę swoich danych. Konieczne jest odznaczenie tych zmian w systemie i przesłanie nowych danych do instytucji finansowej wraz z datą zmiany.  Pracodawca informuje również instytucję finansową o dacie zakończenia współpracy z zatrudnionym.

Przekazywanie pliku PPK do instytucji finansowej
Wszystkie powyższe informacje są przekazywane do instytucji finansowej w formie plików csv lub xml eksportowanych z systemu kadrowo-płacowego. Pracodawca ma możliwość przekazywania wszystkich powyższych danych w ramach jednego pliku – dane dotyczące zapisania do PPK, wpłat do PPK, poszczególnych dyspozycji oraz zakończenia współpracy znajdują się w różnych sekcjach.  Jeśli zatem pracodawca dobrze zorganizuje przepływ dokumentacji w zakresie PPK w firmie (więcej: "Dokumentacja w PPK - jak łatwo sobie poradzić z zarządzaniem dokumentami" ) i będzie zbierał od Pracowników wszystkie informacje w określonym terminie, możliwe jest przekazywanie instytucji finansowej pliku raz w miesiącu. Trzeba jednak pamiętać, że wskazanie terminu składania deklaracji nie oznacza, że deklaracje złożone po tym terminie nie są uwzględniane – w przypadku określonych dyspozycji, może okazać się, że konieczne będzie przesłanie dodatkowych danych do instytucji finansowej.

Testy pliku PPK z instytucją finansową
Nationale-Nederlanden PTE wspiera Pracodawców w dostosowywania systemów kadrowych do wymogów PPK. Po pierwsze, udostępniamy firmom wspomniany wyżej standard Grupy Projektowej PPK, który powinien być podstawą aktualizacji systemu. Po drugie, koordynujemy testy dostawców systemów kadrowo-płacowych z naszym agentem transferowym Moventum – sprawdzamy zgodność generowanych plików z powyższym standardem. Po trzecie udostępniamy Pracodawcom bramkę testową, gdzie przed załadowaniem pliku do n-portalu PPK mogą dodatkowo przetestować poprawność formalną pliku (zgodność z wytycznymi). 

Natomiast jeśli chodzi o wypełnienie pliku danymi, przy przesyłaniu go przez n-portal PPK wyświetla się komunikat, który informuje czy plik przesłano poprawnie (poprawnie skonstruowany i wypełniony) czy napotkano na jakiś błąd. W drugim przypadku wyświetlana jest informacja, która wskazuje, w którym miejscu znajdują się błędne lub brakujące informacje.

Zespół Nationale-Nederlanden 02.01.2020