Materiał marketingowy
Etap planowania i przygotowań ma kluczowe znaczenie, aby wdrożyć i sprawnie obsługiwać PPK. Jednym z ważniejszych elementów w tym procesie jest to, aby zaktualizować system kadrowy tak, by uwzględniał wszystkie informacje o pracownikach, którzy dołączyli do PPK.
System kadrowy to serce PPK
Jako osoba, która prowadzi obsługę PPK w firmie musisz wiedzieć kto uczestniczy w programie i jakie wpłaty odprowadza. Tych informacji potrzebujesz, aby poprawnie obliczyć pensje zatrudnionych. Z wynagrodzenia pracownika potrącasz jego wpłaty oraz podatek od wpłat pracodawcy. Musisz poinformować instytucję finansową, ile środków przekazujesz na rachunek PPK. Dane będziesz przekazywać przez plik, który przygotujesz z pomocą programu kadrowego. Format i struktura tego pliku musi zgadzać się ze standardem, który został przyjęty przez instytucje zaangażowane w obsługę PPK. Zgodnie z tymi wytycznymi dane dotyczące PPK przekazujesz w formie pliku XML, CSV lub PPK, który musi być zbudowany zgodnie z określonym układem. Poniżej wyjaśniamy, jakie informacje muszą zbierać i przekazywać Pracodawcy.
Plik zgłoszeniowy, czyli jak zapisać pracownika do PPK – niezbędne dane
System kadrowy musi uwzględniać czy dana osoba jest w programie PPK. Zatrudnionych między 18. a 55. rokiem życia, zapisujesz do PPK automatycznie. Jeśli nie chcą oszczędzać w PPK, mogą złożyć deklarację rezygnacji (wtedy nie zgłaszasz tych osób do PPK). Osoby między 55. a 70. rokiem życia zapisujesz do PPK, jeśli złożą podpisany wniosek.
Plik rejestracyjny przekazywany instytucji finansowej, musi zawierać poniższe informacje:
• Imię (lub imiona)
• Nazwisko
• PESEL (jeśli go nie ma to numer dokumentu tożsamości i data urodzenia)
• Obywatelstwo
• Adres
Możesz zgłosić adres e-mail i/lub numer telefonu pracownika – dane te usprawnią kontakt pomiędzy uczestnikiem, a instytucją finansową. Dzięki temu, pracownik szybciej otrzyma korespondencję powitalną oraz Potwierdzenie uczestnictwa w PPK.
Plik składkowy w PPK – niezbędne dane
Pracodawcy mają obowiązek, aby co miesiąc naliczać wpłaty i odprowadzać je do instytucji finansowej. System kadrowy powinien uwzględniać pięć wariantów wpłat. Wpłatę podstawową: pracownika (2%) i pracodawcy (1,5%), obniżoną wpłatę pracownika (0,5%), jeśli pracownik spełnia odpowiednie kryteria i ją obniżył, oraz wpłatę dodatkową: pracownika (do 2%) i pracodawcy (do 2,5%), jeśli podjęli decyzję, że chcą przekazywać do PPK dodatkowe środki. System powinien automatycznie naliczać wartość wpłat w oparciu o wartość pensji brutto oraz stawkę procentową wpłaty. Koniecznie należy opisać, za jaki okres jest dana wpłata. Plik składkowy musi zawierać powyższe dane oraz wartości wpłat. Wartość każdej wpłaty należy wykazać w osobnym polu. Wszystkie opisane dane są niezbędne, aby prawidłowo rozliczyć zbiorczy przelew, który Pracodawca przekazuje, aby pokryć wpłaty uczestników PPK. Na rachunek PPK trafiają wszystkie wpłaty, a w historii operacji widać wartości każdej kategorii wpłat. System kadrowy powinien także uwzględniać funkcję korekt, w zakresie wpłat, które były nienależne i które Pracodawca przekazał już na konto PPK. Plik, który należy przesłać do instytucji finansowej zawiera pola, które pozwalają wnioskować o zwrot tych kwot (tzw. korekty ujemne).
Deklaracje pracowników w PPK – niezbędne dane
Każdy pracownik uczestniczy w PPK dobrowolnie. Zatrudnieni mogą dowolnie zarządzać swoją obecnością w programie – rezygnować i przystępować, deklarować i zmieniać wpłaty dodatkowe. Osoby, których miesięczne wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotniści wynagrodzenia minimalnego, mogą obniżyć składkę podstawową. Dodatkowo co 4 lata zatrudnieni, którzy spełniają kryteria autozapisu, są ponownie automatycznie zapisywani do PPK, chyba że ponownie złożą deklarację rezygnacji z udziału w PPK. Uczestnicy mogą także poprosić Pracodawcę o pomoc, aby zrealizować wypłatę transferową (z PPK u poprzednich pracodawców).
Wszystkie poniższe dyspozycje muszą być uwzględnione w systemie kadrowym. Pracodawca odznacza deklaracje takie jak:
• rezygnacja z wpłat,
• wznowienie wpłat,
• zmiana składki podstawowej,
• zmiana składki dodatkowej.
Pracownik może poprosić pracodawcę o zmianę swoich danych. W takiej sytuacji należy wprowadzić prawidłowe dane w systemie i przesłać je do instytucji finansowej wraz z datą zmiany. Pracodawca informuje również instytucję finansową o dacie, gdy uczestnik PPK z jego firmy zakończy zatrudnienie.
Jak przekazać plik PPK do instytucji finansowej
Wszystkie powyższe informacje należy przekazywać do instytucji finansowej w formie plików CSV, XML lub PPK. Plik pomaga przygotować system kadrowo-płacowy dzięki danym, które na bieżąco uzupełnia pracodawca. Pliki w formacie XML lub PPK mają możliwość uwzględnienia wszystkich danych w jednym pliku.. Informacje są pogrupowane w różnych sekcjach. Jeśli Pracodawca dobrze zorganizuje przepływ dokumentacji i będzie zbierał od Pracowników wszystkie informacje w określonym terminie, możliwe jest, aby przekazywać plik jedynie raz w miesiącu. Trzeba jednak pamiętać, że wskazanie terminu składania deklaracji nie oznacza, że deklaracje złożone po tym terminie nie są uwzględniane. W takiej sytuacji należy przygotować i przekazać instytucji finansowej dodatkowy plik.
Testy pliku PPK z instytucją finansową
W Nationale-Nederlanden wspieramy Pracodawców w tym, by odpowiednio dostosować system kadrowy do wymogów PPK. Udostępniamy Pracodawcom bramkę testową, gdzie przed załadowaniem pliku do n-portalu PPK mogą dodatkowo przetestować zgodność pliku z wytycznymi.
Gotowy plik należy przesłać przez n-portal PPK. Na ekranie pojawi się komunikat, który informuje czy plik jest poprawnie skonstruowany i wypełniony. Jeśli pojawi się błąd, na ekranie pojawi się informacja, która ma na celu wskazać miejsce do poprawy.
