Jak łatwo poradzić sobie z błędami w Pracowniczych Planach Kapitałowych?

Błędy w Pracowniczych Planach Kapitałowych można poprawić poprzez dokonanie korekty, jeśli wpłaty zostały źle naliczone. Pomagamy Pracodawcom sprawdzić, czy plik przesyłany przez n-portal PPK jest zgodny z wymogami i czy nie zawiera błędów.

Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) to nowy obowiązek dla działów kadrowych. Po uruchomieniu PPK w firmie, należy zapisać Pracowników do programu, naliczać wpłaty za uczestników PPK i obsługiwać ich dyspozycje (Czytaj więcej: „Uczestnictwo pracowników w PPK – zapisy”). Podpowiadamy jak uniknąć błędów, a jeśli się pojawią jak sprawnie się z nimi uporać. 

Plik przekazywany do instytucji finansowej
Pierwszy krok do uruchomienia i sprawnej administracji PPK to dobra komunikacja z instytucją finansową. Dane są przekazywane przez n-portal PPK (Portal Pracodawcy) w formie przesłania pliku wygenerowanego z systemu kadrowo-płacowego (xml lub csv). By plik został poprawnie przekazany, a dane przeliczone, jego struktura i zawartość musi być zgodna z wytycznymi standardu opracowanego przez Grupę Projektową PPK (Czytaj więcej: „Jak przygotować system kadrowo-płacowy do PPK”)
Pracodawcy mogą sprawdzić czy plik generowany z systemu kadrowo-płacowego jest kompatybilny z n-serwisem PPK. Służy do tego bramka testowa przygotowana przez agenta transferowego. Pomaga ona zweryfikować poprawność pliku pod kątem formalno-technicznym, a więc sprawdzić czy został poprawnie przygotowany przez dostawcę systemu.
n-portal PPK daje również możliwość „wyłapywania” błędów przy przesyłaniu pliku. Po załadowaniu pliku do systemu i przy jego przesyłaniu wyświetlany jest komunikat – informuje on Pracodawcę (osobę, która przesyła plik) czy przesyłanie zakończyło się powodzeniem, czy napotkano na jakieś błędy. W tej drugiej sytuacji, komunikat wskazuje, w jakich polach wskazano błędne dane lub gdzie tych danych brakuje. 
Gdyby plik, mimo braków lub błędów, został poprawnie przesłany przez n-portal, agent transferowy przy przetwarzaniu informacji podejmuje tzw. interwencję – kontaktuje się z Pracodawcą celem uzupełnienia lub poprawienia błędów. 

Wpłaty do PPK – rezygnacja z uczestnictwa
Błędy mogą zdarzyć się także na etapie naliczania wpłat do PPK. Problematyczne może być zwłaszcza uwzględnianie deklaracji Pracowników – ich decyzje dotyczące uczestnictwa w PPK, mają po pierwsze wpływ na wynagrodzenie i odprowadzane wpłaty, a po drugie muszą być przekazywane do instytucji finansowej.
By ograniczyć ilość dodatkowej pracy dla działu kadrowego, sugerujemy by wyznaczyć Pracownikom termin na składanie dyspozycji – to pozwoli poprawnie dokonać wszelkich naliczeń (czytaj więcej: „Jak przygotować dział kadrowy na PPK”). Jeśli jednak Pracownik przyniesie taką deklarację po wyznaczonym terminie, to musimy ją uwzględnić. 
Szczególnie newralgiczna jest kwestia rezygnacji z uczestnictwa w PPK, ponieważ obowiązuje ona od miesiąca złożenia. Jeśli nie uwzględniliśmy jej przy liczeniu pensji, może okazać się, że trzeba będzie dokonać korekty wynagrodzenia. Można jej dokonać do momentu przekazania środków z tytułu wpłat do instytucji finansowej – wtedy korygujemy wynagrodzenie. Jeśli deklaracja zostanie złożona po tym terminie, będzie obowiązywała od kolejnego miesiąca. Zalecamy zatem, by dokonywać przelewu do instytucji finansowej w momencie dokonywania przelewu wynagrodzeń dla Pracowników.
W sytuacji gdy Pracodawca nie uwzględnił rezygnacji Pracownika przy naliczaniu wynagrodzeń i dokonał przelewu wpłat do instytucji finansowej, firma może dochodzić ich zwrotu. Konieczne jest zawnioskowanie do agenta transferowego o zwrot konkretnej niezasadnie pobranej i przekazanej kwoty. Pracodawcy robią to wykorzystując plik xml/csv generowany z systemu kadrowo-płacowego – w sekcji „korekta składki PPK” należy wpisać konkretną kwotę (wartość musi być ujemna). Środki będą zwracane po bieżącej wycenie (czytaj więcej: "Podatki w PPK - poradnik dla Pracodawców").

Korekta wysokości wpłat na PPK
Wpłaty do instytucji finansowej przekazywane przez Pracodawcę są ewidencjonowane na rachunkach uczestników PPK i zamieniane na jednostki funduszu. Pracodawca dokonuje jednego zbiorczego przelewu, a plik xml służy do rozksięgowania poszczególnych wpłat. Robi to agent transferowy – gdy kwota przelewu jest mniejsza niż łączna wartość wpłat, agent transferowy podejmuje tzw. interwencję i kontaktuje się z Pracodawcą. 
Zwracamy uwagę, że agent transferowy nie sprawdza czy wysokość wpłat na PPK za poszczególnych uczestników jest poprawnie naliczona. Jeśli zdarzy się sytuacja, że naliczono i przekazano zbyt małą lub zbyt wysoką wpłatę na PPK, to korekty wpłat do PPK należy dokonywać opierając się na zasadzie bilansowania. Oznacza to, że w przypadku dokonania wpłat do PPK obliczonych od zaniżonej lub zawyżonej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy w następnym miesiącu obliczyć te wpłaty od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiednio podwyższonej o kwotę tej niedopłaty lub zaniżonej o kwotę nadpłaty. Innymi słowy, wpłatę korygujemy w kolejnym miesiącu, naliczając i odprowadzając wyższą lub niższą wpłatę (w tej pierwszej sytuacji dobrze wcześniej skontaktować się z Pracownikiem). 

Zespół Nationale-Nederlanden 02.01.2020