Budżet pracodawców w ramach Pracowniczych Planów Kapiałowych – porady i wskazówki

Przy wdrażaniu PPK jednym z podstawowych kroków jest oszacowanie kosztów. Budżet musi uwzględniać wpłaty Pracowników, etat na obsługę przez dział kadr oraz ewentualne dostosowanie systemu kadrowo-płacowego

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) są sporym wyzwaniem dla pracodawców, nie tylko logistycznym, ale również finansowym. By wdrożenie PPK było jak najmniejszym obciążeniem dla przedsiębiorstwa, konieczne jest oszacowanie kosztów jakie możemy ponieść. Na naszej stronie internetowej pracodawcy mogą oszacować wysokość kosztów PPK z wykorzystaniem Kalkulatora, a poniżej wyjaśniamy poszczególne pozycje, które należy uwzględnić w budżecie.

Wpłaty pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych 
Oszczędności gromadzone przez uczestników PPK pochodzą z trzech źródeł – z ich wynagrodzenia, z dopłat Państwowych oraz z wpłat pracodawców. Jeśli pracownik zdecyduje się pozostać w PPK, pracodawca ma obowiązek odprowadzać wpłaty podstawowe na rzecz tej osoby. Trzeba zatem określić ile środków będziemy potrzebowali na sfinansowanie tych wpłat (jeśli nie są one przekazywane w terminie to pracodawca może zostać ukarany grzywną). 

W PPK oszczędzają zatrudnieni, za których pracodawcy odprowadzają składki emerytalno-rentowe. Katalog osób uprawnionych obejmuje w szczególności: zatrudnionych na umowie o pracę, osoby wykonujące pracę nakładczą, osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia. Musimy zatem ustalić ile osób w naszej firmie spełnia te kryteria – innymi słowy obliczamy „bazę zatrudnionych” za których prawdopodobnie będziemy musieli odprowadzać wpłaty. Musi ona obejmować osoby objęte „autozapisem” (w wieku 18-54 lat) i osoby, które do PPK mogą przystąpić dobrowolnie (55-69 lat).

Wysokość wpłat pracodawców uzależniona jest od wysokości wynagrodzenia pracownika – stawka podstawowa wynosi 1,5% pensji brutto. Należy więc, choćby w przybliżeniu, określić ile wyniosą realne koszty wpłat. Obliczenia może ułatwić określenie 2-3 poziomów wynagrodzeń i oszacowanie ile osób znajduje się w każdej z grup.

Pracodawcy mają również możliwość zadeklarowania tzw. wpłaty dodatkowej – do 2,5% wynagrodzenia brutto. Można różnicować wysokość wpłaty dodatkowej ze względu np. na staż zatrudnienia czy zajmowane stanowisko. Wpłata dodatkowa może być traktowana jako rodzaj benefitu/gratyfikacji dla pracowników. 

Oczywiście koszt wpłat pracodawcy zależy od stopnia partycypacji Pracowników w PPK. Można zatem spróbować oszacować jaka część naszej załogi jest zainteresowana korzystaniem z nowego produktu. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie kampanii informacyjnej (więcej informacji tutaj), by przekazać informacje na temat PPK – dzięki temu pracownicy podejmą świadomą decyzję. Dzięki komunikacji z pracownikami to będziemy w stanie trafniej określić ilu z nich rzeczywiście chce oszczędzać w PPK. Pamiętajmy jednak, że zakładanie stopnia partycypacji to ryzyko – bezpieczniej jest zarezerwować na wpłaty PPK pulę środków dla całej załogi. 

Obsługa PPK – etat w dziale kadrowym
Po raz kolejny podkreślamy, że większość formalności związanych z wdrożeniem i prowadzeniem PPK leży po stronie pracodawcy. 

PPK to spore wyzwanie dla działu kadrowego, który będzie odpowiedzialny w szczególności za:

Sprawna organizacja procesu obsługi PPK z pewnością pozwoli ograniczyć koszty, jednak może okazać się, że konieczne będzie zatrudnienie kolejnej osoby. Określając wymiar etatu przypadający na zarządzanie PPK, warto pamiętać, że każdy pracownik uprawniony do oszczędzania w PPK, może dowolnie i w każdym momencie podjąć decyzję o rezygnacji, przystąpieniu czy zmianie wpłat (obniżenie wpłaty podstawowej oraz deklaracja wpłaty dodatkowej). Trudno zatem określić jak często będzie miało to miejsce. 

System kadrowo-płacowy w PPK
Dział kadrowy to „serce PPK”. Poza zagwarantowaniem właściwej liczby etatów kluczowe znaczenie ma także system kadrowo-płacowy. To do niego trafiają bowiem wszystkie informacje o uczestnictwie w PPK – przystąpieniu, rezygnacji, wysokości wpłat i danych identyfikacyjnych pracowników. Informacje te pozwalają poprawnie naliczyć wpłaty i wynagrodzenie zatrudnionych. Informacje o wpłatach trzeba przesłać do instytucji finansowej, by zostały prawidłowo zaksięgowane, a środki zamienione na jednostki uczestnictwa funduszy zdefiniowanej daty (więcej tutaj). Pracodawca musi zatem upewnić się, że wykorzystywany system-kadrowo płacowy jest dostosowany do obsługi PPK i pozwala na generowanie plików przesyłanych do instytucji finansowej – może okazać się, że konieczna będzie aktualizacja oprogramowania, co wiąże się z kosztami.

W Nationale-Nederlanden PTE dane przekazywane są poprzez przesłanie pliku (xml lub csv) przez n-portal PPK. Współpracujemy z wiodącymi dostawcami systemów kadrowo-płacowych oraz prowadzimy testy kompatybilności generowanych plików z n-portalem PPK. Dodatkowo zapewniamy bramkę testową (do sprawdzenia poprawności struktury pliku), a przy przesyłaniu pliku poprzez naszą platformę, pracodawcy są informowani o ewentualnych (formalno-technicznych) błędach w pliku. 

Zespół Nationale-Nederlanden 09.12.2019