O czym pracodawca musi poinformować pracowników w PPK?

Wdrażając PPK warto rzetelnie przekazywać informacje na temat uczestnictwa w programie – instytucje finansowe zapewniają kompleksowe materiały, które wspierają komunikację z pracownikami. Na pracodawcy ciąży również kilka ustawowych „obowiązków informacyjnych”.

Ustawa PPK nakłada na pracodawców szereg obowiązków – chodzi nie tylko o uruchomienie PPK oraz odprowadzanie wpłat, ale również tzw. obowiązki informacyjne. Podpowiadamy jak komunikować się z załogą.

Warunki uczestnictwa w pracowniczych planach kapitałowych - warto komunikować pracownikom
Przed zawarciem umowy o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych (a więc de facto przed zapisaniem załogi do PPK), informowanie pracowników o warunkach uczestnictwa PPK nie jest obowiązkiem pracodawców – mogą to zrobić, ale nie muszą (tak stanowi art. 14 ust. 4 ustawy o PPK). Warto jednak podjąć takie działanie. Chodzi nie tylko o edukacje finansową pracowników oraz umożliwienie im podjęcie decyzji na podstawie rzetelnych informacji – może skorzystać na tym sam pracodawca. 

Po pierwsze, ograniczymy liczbę korekt, a więc ilość dodatkowej pracy dla działu kadrowo-płacowego, który i tak jest obciążony przez PPK. Jeśli poinformujemy pracowników jak działa PPK, z czym wiąże się uczestnictwo i jakie są obowiązki i uprawnienia pracowników i pracodawców, decyzja z dużym prawdopodobieństwem będzie przemyślana. Pracownicy nie będą zgłaszać się z ewentualnymi pretensjami i prawdopodobnie nie będą zmieniać zdania w kwestii partycypacji, w tym m.in. zgłaszać rezygnacji z uczestnictwa w PPK po terminie naliczania wynagrodzeń.  

Drugi element to budowanie wizerunku pracodawcy wśród pracowników. Organizując spotkania informacyjne, gdzie zaprezentujemy działanie nowego produktu długoterminowego oszczędzania, z pewnością korzystnie wypadniemy w oczach pracowników. Naszym atutem będzie troska o rzetelne przekazywanie informacji oraz bezpieczeństwo finansowe pracowników. Takie działanie to swego rodzaju promocja pracodawcy na rynku.   

Lista obowiązków informacyjnych pracodawców w PPK
Po zawarciu umowy o prowadzenie sytuacja nieco się zmienia. Co prawda, pracodawca wciąż nie jest zobowiązany do prowadzenia szerokiej akcji komunikacyjnej w sprawie warunków uczestnictwa PPK (to leży w gestii instytucji finansowej - Nationale-Nederlanden PTE zapewnia szereg materiałów dla pracowników), jednak zakres jego obowiązków informacyjnych wobec pracowników lekko się zwiększa. 

Poniżej przykładowe obowiązki informacyjne, które spoczywają na pracodawcy:

Ponowny zapis do PPK co 4 lata
Pracownik, który zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, będzie ponownie zapisywany do programu co 4 lata. Każdy 4-letni interwał liczony jest jednakowo dla wszystkich fal – pierwszy autozapis ma miejsce w 2023 r. Do końca lutego każdej „czterolatki” pracodawca musi poinformować pracowników, którzy uprzednio zrezygnowali z uczestnictwa w PPK o zbliżającej się dacie wznowienia wpłat. Poczynając od kwietnia, pracodawca będzie miał obowiązek wznowić odprowadzanie wpłat, chyba że pracownik ponownie zrezygnuje z ich dokonywania.

Zmiana wysokości wpłat
Podstawowa wpłata osoby zatrudnionej wynosi 2% wynagrodzenia brutto. Pracownicy mają jednak dwie możliwości zmiany tej stawki – mogą obniżyć wpłatę podstawową oraz zadeklarować wpłatę dodatkową. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o tych opcjach.

Możliwość obniżenia wpłaty podstawowej (z 2% do 0,5%) mają osoby, których wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Jeśli chodzi o wpłatę dodatkową – pracownicy mogą przeznaczyć na nią do 2% swojego wynagrodzenia. W obu przypadkach konieczne jest wypełnienie odpowiedniego formularza (Nationale-Nederlanden przekazuje pracodawcom odpowiednie materiały). 

Przystąpienie do PPK osób pomiędzy 55 a 70 rokiem życia
Pracownik, który ukończył 55 rok życia, ale nie ukończył 70 roku życia, może dołączyć do programu tylko na swój wniosek. Pracodawca musi poinformować osoby w tym przedziale wiekowym o takiej możliwości. Pracownik przystępuje do PPK po wypełnieniu odpowiedniego formularza (Nationale-Nederlanden przekazuje pracodawcom odpowiednie materiały).

Dyspozycja transferu w PPK
Ten obowiązek nie będzie występował zbyt często. Dotyczy bowiem sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się zmienić instytucję finansową – a więc zawrze nową umowę o prowadzenie w imieniu swoich pracowników. W tej sytuacji będzie musiał poinformować swoją załogę o obowiązku złożenia w ich imieniu wniosku o wypłatę transferową środków dotychczas zgromadzonych w PPK. Jeśli w ciągu 7 dni od dnia otrzymania informacji pracownik nie poinformuje na piśmie pracodawcy o braku zgody na złożenie takiego wniosku, pracodawca ma obowiązek złożyć go (wniosek o wypłatę transferową) w jego imieniu do instytucji finansowych, z którymi ten pracownik ma zawarte umowy o prowadzenie PPK. 

Wniosek o wypłatę transferową pracodawca składa za pośrednictwem podmiotu zarządzającego instytucją finansową, z którą pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK. W przypadku braku zgody uczestnika PPK na złożenie wniosku, o którym mowa powyżej, środki dotychczas zgromadzone na rachunkach PPK prowadzonych przez instytucje finansowe, z którymi umowy o prowadzenie PPK zawarły na rzecz tego uczestnika i w jego imieniu inne podmioty zatrudniające, pozostają na tych rachunkach PPK do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.

Zespół Nationale-Nederlanden 09.12.2019