Jak przygotować dział kadrowy na PPK - kilka prostych kroków

Nadmiar pracy przy Pracowniczych Planach Kapitałowych można ograniczyć poprzez konsultacje z dostawcą systemu kadrowo-płacowego, weryfikację poprawności generowanego pliku, przeszkolenie zespołu kadrowego oraz dobrą organizację w zakresie dyspozycji składanych przez Pracowników.

Dział kadrowy jest sercem programu Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) – to on sprawia, że wspólne oszczędzanie Pracowników i Pracodawców jest możliwe. PPK to jednak spore wyzwanie, ponieważ wprowadza nowe obowiązki i regulacje. Podpowiadamy jak przygotować dział kadrowy na PPK, by nowy program był jak najmniejszym obciążeniem dla firmy.

Aktualizacja systemu kadrowego pod PPK
Uczestnictwo w PPK wpływa na wysokość wynagrodzenia wypłacanego pracownikom. PPK to zatem dodatkowy element, który musi zostać uwzględniony w systemach kadrowo-płacowych. Z dużym prawdopodobieństwem konieczna będzie aktualizacja (dostawcy oprogramowania wykorzystywanego przez największe przedsiębiorstwa już ją przeprowadzili). Przygotowując się na PPK, przedstawiciele działu kadrowego powinni zorientować się czy dostawca systemów już oferuje funkcjonalność pozwalającą na uwzględnianie PPK przy naliczaniu płac. Należy również sprawdzić, czy system pozwala eksportować dane w takim zakresie i układzie, jaki wymagany jest przez instytucję finansową.

W Nationale-Nederlanden PTE komunikacja z Pracodawcami odbywa się przez n-portal PPK, czyli tzw. Portal Pracodawcy. Dane są przekazywane poprzez przesłanie pliku xml/csv, który jest zgodny z wymogami tzw. Grupy Roboczej przy PPK . Sugerujemy, by podstawą rozmów z dostawcą systemu kadrowo-płacowego w zakresie aktualizacji oprogramowania był właśnie ten standard. Nasz agent transferowy (Moventum) prowadzi testy z dostawcami oprogramowania – zalecamy, by poprosić dostawcę o przeprowadzenie takich testów. Ponadto korzystając z bramki testowej, Pracodawcy mogą upewnić się czy plik eksportowany z systemu kadrowo-płacowego jest poprawnie skonstruowany. 

Przeszkolenie zespołu kadrowego z PPK
Naliczanie wynagrodzeń w realiach PPK nieco się skomplikowało. Pracownicy mogą przystąpić do programu, zrezygnować z uczestnictwa, deklarować wpłaty dodatkowe, obniżać wpłaty podstawowe i prosić Pracodawcę o dokonanie transferu. Każda z tych dyspozycji musi być wykonana w oparciu o konkretne dane, zrealizowana w określonym terminie, a jeśli tak się nie stanie musimy liczyć się z korektami. Warto zapewnić zespołowi kadrowemu dostęp do kompleksowych materiałów, które wyjaśniają najważniejsze zagadnienia dotyczące PPK. Nationale-Nederlanden PTE zapewnia Pracodawcom wsparcie oferując tzw. Manual Obsługowy, gdzie wyjaśniamy jak sprawnie wdrożyć i administrować PPK, udostępniamy webinary  przeprowadzone z dostawcami systemów kadrowo-płacowych oraz publikujemy swoisty „Podręcznik Pracodawcy” w postaci artykułów na naszym blogu.

Zarządzanie dyspozycjami Pracowników w PPK
Każda decyzja pracownika w zakresie uczestnictwa w PPK ma wpływ na jego wynagrodzenie. Warto zatem przeprowadzić kilka działań, które ograniczą ilość nadprogramowej pracy działu kadrowego w zakresie PPK.

Akcja informacyjna o PPK wśród pracowników
Pracownicy nie będą zasypywać działu kadrowego swoimi pytaniami oraz nie będą co i rusz zmieniać swojej decyzji w zakresie uczestnictwa w PPK, jeśli będą dobrze poinformowani o zasadach działania programu. Zachęcamy do skorzystania ze wsparcia Nationale-Nederlanden PTE w zakresie komunikacji – oferujemy gamę kompleksowych materiałów informacyjnych, webinary oraz e-learning.

Formularze do składania dyspozycji w PPK
Zgodnie z ustawą o PPK część dyspozycji Pracowników musi być składana w formie pisemnej (rezygnacja, wznowienie wpłat do PPK oraz brak zgody na transfer). Zalecamy, by wszystkie dyspozycje dotyczące uczestnictwa Pracowników w PPK były składane z wykorzystaniem formularzy przygotowanych przez Nationale-Nederlanden PTE. Dział kadrowy ma wtedy gwarancję, że zawierają one wszelkie niezbędne dane. 

Przesyłanie danych do instytucji finansowej 
Pracownicy mają możliwość podjęcia decyzji o uczestnictwie w PPK w każdym momencie. To wiąże się z dodatkową pracą dla działu kadrowego – dyspozycje takie jak rezygnacja, pierwsze przystąpienie do PPK czy deklaracja wpłaty dodatkowej są skuteczne od bieżącego miesiąca. Jeśli zostaną złożone po wypłacie wynagrodzenia, konieczne będzie dokonanie korekt (wynagrodzenia oraz informacji przekazanych instytucji finansowej). Zalecamy by wyznaczyć Pracownikom termin na składanie deklaracji – dzięki temu z dużym prawdopodobieństwem uda się uniknąć deklaracji składanych po wypłaceniu wynagrodzeń. Dzięki temu Pracodawca będzie mógł przesyłać do instytucji finansowej plik xml/csv raz w miesiącu – będzie on zawierał nie tylko informację o naliczonych wpłatach, lecz również wszelkich decyzjach Pracowników w zakresie uczestnictwa w PPK. 
 

Zespół Nationale-Nederlanden 09.12.2019