Materiał marketingowy
Deklaracje pracowników w PPK
Twój pracownik może Ci zgłosić różne dyspozycje, które dotyczą PPK. Ustawa o PPK reguluje, które z nich muszą zachować formę pisemną.
W formie pisemnej przyjmij:
• rezygnację pracownika z uczestnictwa w PPK,
• wznowienie wpłat do PPK,
• brak zgody pracownika na transfer pieniędzy z PPK, gdy zmieniasz dostawcę PPK lub gdy pracownik poinformował o posiadaniu umów o prowadzenie PPK u innych dostawców PPK.
Pomimo, że ustawa o PPK nie wskazuje w jakiej formie możesz przyjąć pozostałe dyspozycje, rekomendujemy Ci formę pisemną.
Do pozostałych dyspozycji należą:
• przystąpienie do PPK osób pomiędzy 55. a 70. rokiem życia,
• deklaracja wpłaty dodatkowej (w tym jej zmiana),
• zmiana wysokości wpłaty podstawowej,
• zmiana danych uczestnika.
Sprawne zarządzanie dokumentami w Pracowniczych Planach Kapitałowych
Przygotowaliśmy zestaw formularzy przydatnych w obsłudze PPK. Zachęcamy, by Twoi pracownicy składali Ci dyspozycje na tych wzorach. Masz wtedy pewność, że pracownik podał Ci niezbędne dane.
Formularze możesz przekazać pracownikom, aby sami je wypełnili. Dodatkowo dla firm, które zawarły z nami umowę o zarządzanie PPK udostępniamy system N-portal PPK. W portalu zgłosisz otrzymane od pracowników formularze.
Możesz umieścić również formularze w firmowym intranecie. Dzięki temu dyspozycje, które pracownicy nie muszą składać w formie pisemnej, szybko i sprawnie zostaną wypełnione i trafią do działu kadrowego.
Przechowywanie deklaracji PPK
Jak długo masz obowiązek przechowywać formularze, które dotyczą uczestnictwa w PPK? Trudno wskazać jednoznaczną odpowiedź. Ustawa o PPK nie określa tego precyzyjnie.
Ustawa o PPK zawiera dwie daty, którymi możesz się posiłkować:
• 5 lat, czyli okres przedawnienia roszczeń z tytułu wpłat do PPK, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne (art. 29 ust. 2 ustawy o PPK);
• 4 lata, ponieważ w takim czasie, poczynając od 1 kwietnia 2023, odbywa się autozapis. W takim terminie ponownie rozpoczynasz wpłacać pieniądze na PPK, chyba że Twój pracownik ponownie zrezygnuje (art. 23 ust. 2, 5 i 6 ustawy o PPK).
Możesz kierować się też stanowiskiem UODO z 6 maja 2019 r. Wynika z niego, że dokumentacja wytworzona w związku z PPK, powinna być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz:
• 10 lat po jego ustaniu (dotyczy to osób, które zaczęły pracę w firmie od 1 stycznia 2019 r.) lub
• 50 lat po jego ustaniu (dotyczy to osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.
Dokumenty te stanowią bowiem element dokumentacji regulowanej art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie ze stanowiskiem UODO, okresy te nie dotyczą wszystkich dokumentów PPK, a tylko tych, które dotyczą naliczania wpłat.
Możesz powołać się też na przepisy RODO (art. 5 ust 1 lit. e) Wynika z nich, że dane osobowe mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
