Naliczanie i odprowadzanie wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych – szczegóły i terminy

Wpłaty do PPK to kolejny element, który działy kadrowe muszą uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzeń. To dodatkowe zadanie regulowane szeregiem zasad i reguł. Kluczowe jest ustalenie podstawy dla składek emerytalno-rentowych oraz określenie terminów składania deklaracji przez Pracowników

Środki gromadzone w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK) pochodzą z trzech źródeł – z wpłat pracowników, pracodawców oraz dopłat państwowych. Naliczanie i odprowadzanie wpłat pracowników i pracodawców do PPK leży w gestii dla działów kadrowych. Przybliżamy najważniejsze zasady oraz garść szczegółów.  

Stawki wpłat do PPK i terminy naliczania

Pracodawca ma obowiązek naliczania i odprowadzania wpłat w stosunku do pracowników, którzy zdecydowali się na uczestnictwo w PPK. Mowa tu zarówno o wpłatach pracownika, jak i wpłatach pracodawcy. W obu przypadkach ustawa przewiduje dwa warianty – wpłatę podstawową i dodatkową. Pierwsza z nich jest obowiązkowa, a jej stawka niezmienna – każdy pracownik, który przystąpił do PPK musi odkładać 2% swojej pensji brutto, a pracodawca dodatkowo odprowadzać 1,5% jego pensji brutto.

Licząc od momentu podpisaniu umowy o prowadzenie PPK, wpłaty są naliczane od kolejnego miesiąca (wpłaty podstawowe według standardowych stawek oraz wpłaty dodatkowe pracodawców). Środki z tytułu wpłat muszą być odprowadzone do 15 dnia kolejnego miesiąca po ich naliczeniu.

Dla przykładu, jeżeli wynagrodzenie zostanie wypłacone w listopadzie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, podmiot zatrudniający powinien uwzględnić w nim wpłaty do PPK (listopadowa pensja pomniejszana jest o PPK), a następnie odprowadzić te wpłaty w grudniu 2019 r. Jeżeli zaś w listopadzie wynagrodzenie było wypłacone przed zawarciem umowy o prowadzenie, to nie obejmuje ono PPK – w efekcie termin naliczenia i dokonania wpłat przesuwa się o miesiąc (naliczenie w grudniu, a odprowadzenie w styczniu). 

W przypadku wpłat podstawowych pracowników jest jeden wyjątek dla osób, które zarabiają najmniej – pracownicy, których łączne wynagrodzenie ze wszystkich źródeł w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, mają możliwość obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5%. By obniżyć wpłatę, pracownik musi złożyć odpowiednią deklarację – obowiązuje ona od kolejnego miesiąca. Obowiązek kontrolowania, czy osiągane dochody nie przekraczają ustawowego limitu leży po stronie zatrudnionego. 

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają możliwość zadeklarowania wpłaty dodatkowej – odpowiednio do 2% i do 2,5%. Podwyższenie stawek wpłat jest dla obu stron fakultatywne, a decyzja podejmowana niezależnie. 

Pracownicy informują Pracodawcę o chęci odprowadzania dodatkowych środków, wypełniając odpowiedni formularz (dostarczany pracodawcom przez Nationale-Nederlanden), gdzie wpisują wybraną przez siebie stawkę. Deklaracja odprowadzania wpłaty dodatkowej musi zostać uwzględniona niezwłocznie, a więc od bieżącego miesiąca. Zmiana oraz rezygnacja z wpłaty dodatkowej obowiązują od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji. 

Stawki wpłat dodatkowych pracodawcy są określane w umowie o zarządzanie. Możliwy jest do wyboru jeden z dwóch wariantów. Wpłata jednolita, gdzie wszyscy pracownicy otrzymują dodatkowe środki w oparciu o jednakową stawkę. Druga opcja to wpłata zróżnicowana. Pracodawca może określić różne stawki dla różnych grup pracowników, warunkując ich otrzymywanie m.in. stażem lub stanowiskiem. Wpłaty dodatkowe pracodawców mogą być także uzależnione od wpłat dodatkowych pracowników. Tu opcji jest sporo. Dla przykładu, jeśli pracownicy dokonują wpłat dodatkowych, pracodawca odprowadza wpłaty dodatkowe w wysokości 1,5%. Inny wariant może wyglądać następująco – jeśli pracownik odprowadza wpłaty w wysokości od 0,5% do 1%, to pracodawca dokłada 1%, a jeśli wpłaty pracowników wynoszą ponad 1%, to pracodawca dokłada 1,5%.

Podstawa naliczania wpłat do PPK

Wpłaty do PPK są naliczane od wynagrodzenia brutto. Zgodnie z ustawą o PPK rozumie się przez to „podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe”. Chodzi więc nie tylko o samo wynagrodzenie podstawowe, ale wszystkie pozostałe jego składniki, które podlegają „ozusowaniu” – ewentualne nadgodziny, premie czy benefity od pracodawców. W przypadku wpłat do PPK nie obowiązuje limit 30-krotności składek na ZUS (nowelizacja ustawy o PPK).

W przypadku osób na urlopach macierzyńskich, wychowawczych oraz rodzicielskich pracodawca nie odprowadza wpłat na PPK za ten okres. Jeśli dana osoba przebywa przez cały miesiąc na tego typu urlopie, po stronie pracodawcy brak podstawy do naliczenia składek emerytalno-rentowych. Podobnie rzecz ma się, jeśli chodzi o zwolnienie lekarskie. Gdy pracodawca wypłaca pracownikowi tzw. wynagrodzenie chorobowe (max. 33 dni w danym roku kalendarzowym), to podstawa do naliczenia wpłat do PPK ulega obniżeniu o ten okres. Za dni, w których pracownik otrzymywał zasiłek chorobowy, wpłaty do PPK nie są odprowadzane. Osoby, które przebywają na urlopie bezpłatnym lub pobierają zasiłek rehabilitacyjny, nie muszą być zapisywane do PPK (więcej tutaj), a wpłaty za te osoby nie są odprowadzane. 

Środki z tytułu wpłat pracowników do PPK są odliczane z wynagrodzenia netto pracowników. Wpłaty pracodawców są dodatkiem dla zatrudnionych, lecz podobnie jak w przypadku benefitów takich jak ubezpieczenie zdrowotne czy karty typu Multisport,  z wynagrodzenia potrąca się podatek dochodowy od tych dopłat (odpowiednio 17% lub 32%). Zgodnie z ustawą o PPK wpłaty pracodawców nie zwiększają podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych – środki te nie są więc „ozusowane”. 

Ważną informacją dla podmiotów zatrudniających jest fakt, że wpłaty pracodawców stanowią koszty podatkowe (koszty uzyskania przychodów). Pracodawca może je jednak uwzględnić dopiero po ich odprowadzeniu na rachunek instytucji finansowej. Dla przykładu, środki z tytułu wpłat pracodawcy do PPK przekazane do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały naliczone, wówczas pracodawca zalicza je do kosztów podatkowych miesiąca, za który są należne. 

Korekty wpłat do PPK

Jeśli nie określimy terminu składania deklaracji rezygnacji z uczestnictwa, przystąpienia do PPK czy też deklaracji wpłat dodatkowych, pracownik może przedłożyć je działowi kadrowemu w każdym momencie. To może pociągnąć za sobą korekty wynagrodzenia. Można ich dokonać do momentu przekazania środków z tytułu wpłat do instytucji finansowej – jeśli deklaracja zostanie złożona po tym terminie będzie obowiązywała od kolejnego miesiąca.

Zespół Nationale-Nederlanden 09.12.2019