Umowa o zarządzanie pracowniczym planem kapitałowym. Co trzeba wiedzieć?

Podstawą funkcjonowania PPK w przedsiębiorstwie jest umowa o zarządzanie. Podpowiadamy jak ją zawrzeć i do kiedy, co dokładnie reguluje i czy można ją wypowiedzieć.

W 2020 r. kolejna grupa pracodawców musi wdrożyć pracownicze plany kapitałowe (PPK). W ramach tzw. II fali obowiązek ten ciąży na małych i średnich przedsiębiorstwach, które zatrudniają między 50 a 249 osób – firmy te mogą uruchamiać PPK od 1 stycznia 2020 r. Natomiast przedsiębiorstwa z III fali PPK, zatrudniające między 20 a 49 osób, będą mogły uruchomić program poczynając od 1 lipca 2020 r. Firmy z obu fal muszą zawrzeć umowę o zarządzanie PPK 27 października 2020 r. O pozostałych kluczowych terminach dowiesz się z artykułu "Kiedy muszę wdrożyć PPK w swojej firmie?"

Kto zawiera umowę o zarządzanie?

Umowa o zarządzanie to podstawa funkcjonowania PPK w danej firmie – jeśli podmiot podpisuje ją po raz pierwszy to de facto umowa uruchamia PPK. Zgodnie z ustawą PPK wdrażają pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej jedną osobę, w imieniu której są zobowiązani zawrzeć umowę o prowadzenie. Innymi słowy, jeśli w przedsiębiorstwie pracuje choć jedna osoba uprawniona do oszczędzania w ramach PPK, to mamy obowiązek taki program wprowadzić. 
Umowy nie muszą zawierać:

  • mikroprzedsiębiorcy jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
  • osoby fizyczne, która zatrudniają, w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby,
  • podmioty, które oferują pracownikom PPE (w programie musi uczestniczyć co najmniej 25% załogi, a wpłata podstawowa musi wynosić co najmniej 3,5% wynagrodzenia). 

Podmioty, które są zobowiązane do wdrożenia PPK są podzielone na cztery grupy – tzw. fale, którym przyporządkowano określone terminy na zawarcie umowy o zarządzanie. 

Podmioty zatrudniające:

  • co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – termin na zawarcie umowy minął 25 października 2019 r. 
  • co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. mają obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie najpóźniej do 27 października 2020 r.
  • o najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. mają obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie najpóźniej do 27 października 2020 r.
  • a pozostałe podmioty zatrudniające mają obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie najpóźniej do najpóźniej do 23 kwietnia 2021 r.

Jak wspomniano, umowa o zarządzanie to podstawa funkcjonowania PPK w firmie. Pracownicy przystępują do programu na podstawie umowy o prowadzenie, która jest zawierana w ich imieniu przez pracodawcę. Należy pamiętać, że pracodawca podpisuje umowę o zarządzanie PPK nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu, w którym jest zobowiązany zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK  – czyli w przypadku II i III fali PPK maksymalnie do 27 października 2020 r. Zwracamy uwagę, że umowę można zawrzeć wcześniej,  - w przypadku firm zatrudniających między 50 a 249 osób od 1 stycznia 2020 r., a w przypadku firm z zatrudnieniem między 20 a 49 osób od 1 lipca 2020. 

Ustawa przewiduje kary dla podmiotów, które nie dopełniają ustawowych obowiązków. Podmioty, które nie zawrą umowy o zarządzanie w przewidzianym terminie, podlegają karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego.

Co określa umowa o zarządzanie PPK?

Umowa o zarządzanie jest zawierana między pracodawcą a wybraną przez niego instytucją finansową. Jej zapisy określają warunki prowadzenia PPK, a w szczególności: 

  • strony umowy,
  • nazwę funduszy zdefiniowanej daty,
  • warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK,
  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
  • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
  • wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający,
  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat,
  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty,
  • koszty obciążające ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK,
  • warunki zmiany umowy,
  • warunki i okres wypowiedzenia umowy,
  • warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

Umowa zawierana jest w formie elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. W Nationale-Nederlanden PTE proces realizowany jest w ciągu kilku minut. Wystarczy zarejestrować swoją firmę na Portalu PPK. Kolejny krok to zatwierdzenie  umów  przez pracodawcę, a później przez Nationale-Nederlanden. Nie rodzi to żadnych kosztów. Umowa o zarządzanie jest już zawarta, a do zawarcia umowy o prowadzenie konieczne jest przesłanie pliku rejestracyjnego uczestników PPK – to pracodawcy mogą zrobić do 10 listopada. 

Umowa o zarządzanie PPK podlega wpisowi do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju S.A.

Wypowiedzenie umowy o zarządzanie PPK – zmiana instytucji finansowej

Pracodawca może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK zawartą z instytucją finansową, pod warunkiem że podpisał taką umowę z inną instytucją. W takiej sytuacji, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia kolejnej umowy o zarządzanie (z nową instytucją finansową), pracodawca ma obowiązek zawarcia w imieniu i na rzecz wszystkich osób, które uczestniczyły w PPK, nowej umowy o prowadzenie PPK.

Czyli po prostu „przerejestrowuje” pracowników do nowej instytucji finansowej (przesłanie pliku rejestracyjnego poprzez Portal Pracodawcy, w przypadku Nationale-Nederlanden poprzez n-portal PPK). 

Zmiana firmy zarządzającej PPK rodzi obowiązek informacyjny  po stronie pracodawcy. Musi poinformować pracowników (w powyższym terminie) o konieczności złożenia w ich imieniu wniosków o wypłatę transferową, czyli o przekazanie ich środków zgromadzonych na dotychczasowych rachunkach PPK na ich rachunki PPK w nowej instytucji. Pracownicy mają możliwość wyrażenia braku zgody na transfer. 

Zespół Nationale-Nederlanden 09.12.2019