Zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK - jak to zrobić online

Umowa o zarządzanie i umowa o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych są zawierane elektronicznie. W Nationale-Nederlanden PTE proces jest prosty i przyjazny pracodawcom – wystarczy przygotować kilka podstawowych informacji

Od 1 stycznia 2020 r. II fala pracodawców ma obowiązek wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Chodzi o małe i średnie przedsiębiorstwa, które zatrudniają między 50 a 249 osób. Firmy z III fali, zatrudniające między 20 a 49 osób, będą musiały uruchomić PPK poczynając od 1 lipca 2020 r. Podstawą funkcjonowania PPK jest umowa o zarządzanie, a pracownicy przystępują do programu po zawarciu umowy o prowadzenie. Podpowiadamy jak szybko przejść przez ten proces.


Elektroniczne zawarcie umów PPK

Zarówno umowa o zarządzanie, jak i prowadzenie PPK są zawierane w sposób elektroniczny. To wymóg ustawowy. W przypadku umowy o zarządzanie wprost mowa o tej formie. Jeśli chodzi zaś o umowę o prowadzenie, jest ona zawierana w momencie przesłania do instytucji finansowej załącznika z danymi uczestników PPK (tzw. plik rejestracyjny) – to dodatek do uprzednio zaakceptowanej umowy o prowadzenie. W efekcie tutaj również proces ma charakter elektroniczny.

W Nationale-Nederlanden PTE wychodzimy naprzeciw potrzebom pracodawców – redukujemy formalności do minimum. Obie umowy są zawierane przez tzw. Portal Pracodawcy w kilku prostych krokach. 

Rejestracja w n-portalu PPK – wniosek o umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Pracodawca rozpoczyna proces rejestracji, klikając w link przesłany przez przedstawiciela Nationale-Nederlanden lub samodzielnie wchodząc na stronę nn.pl (rejestracja dostępna tutaj). Wpisując podstawowe dane, składany jest wniosek o zawarcie umowy o zarządzanie oraz o akceptację treści umowy o prowadzenie. 

Pracodawcy muszą przygotować następujące informacje:

  • podstawowe dane o przedsiębiorstwie (nazwa, adres, forma prawna  i numery ewidencyjne – REGON, KRS (jeśli występuje) oraz NIP (jeśli pracodawca jest wyodrębnioną jednostką organizacyjną)); 
  • liczbę zatrudnionych;
  • wysokość wpłaty dodatkowej, jeśli zamierza ją oferować pracownikom;
  • dane dotyczące reprezentanta lub pełnomocnika (w tym przypadku konieczne jest załączenie pełnomocnictwa -POBIERZ WZÓR PEŁNOMOCNICTWA) – osoby, która jest upoważniona do zawarcia umów w imieniu przedsiębiorstwa;
  • dane osób obsługujących n-Portal PPK (co najmniej 2 osoby) wraz z danymi kontaktowymi. 

Wprowadzone dane służą do wypełnienia wzoru umów o zarządzanie i prowadzenie. Warto pamiętać, że wysokość stawki wpłaty dodatkowej jest elementem umowy o zarządzanie – może być zmieniana w formie aneksu do umowy.

Jeśli chodzi o osoby obsługujące n-Portal PPK, dane wykorzystywane są do przesłania dostępów do n-Portalu. W procesie rejestracji konieczne jest wskazanie dwóch osób, które mają status administratora (zarządzają uprawnieniami dotyczącymi obsługi). Mogą to być reprezentanci/i lub pełnomocnicy firmy lub przedstawiciele kadry pracowniczej (np. działu kadrowego). Osobom o statusie administratora można nadać dodatkowo uprawnienia operacyjne, które dają możliwość bieżącej obsługi PPK. Na etapie funkcjonowania programu (po zawarciu umowy o zarządzanie), osoby o statusie administratora mogą zarządzać dostępami do portalu – nadawać pracownikom uprawnienia wyłącznie operacyjne lub administracyjno-operacyjne. 

Akceptacja umów o zarządzanie i prowadzenie PPK przez pracodawcę

Po wypełnieniu i zatwierdzeniu danych, reprezentanci i/lub pełnomocnicy przedsiębiorstwa otrzymują mailowo link do akceptacji umów o zarządzanie i prowadzenie oraz hasło SMS, które pozwala otworzyć każdą z umów. Link i hasło otrzymują wszystkie osoby wskazane podczas rejestracji – umowa musi zostać zatwierdzona przez wszystkie te osoby. 

Po zapoznaniu się z treścią obu umów, osoby uprawnione (wskazane w procesie rejestracji) akceptują umowy. Ponownie przesyłany jest kod SMS, który musi zostać wprowadzony, by zaakceptować umowy o zarządzanie i prowadzenie. 

Weryfikacja umów o zarządzanie i prowadzenie PPK przez Nationale-Nederlanden PTE

Po akceptacji przez reprezentantów i/lub pełnomocników przedsiębiorstwa, umowy trafiają do weryfikacji w Nationale-Nederlanden PTE. Nasi pracownicy sprawdzają je pod względem poprawności i kompletności danych, w tym analizują umocowanie reprezentantów i pełnomocników. 

Po zaakceptowaniu umów przez Nationale-Nederlanden PTE, reprezentanci otrzymują potwierdzenie mailowe z informacją o zawarciu umowy o zarządzanie i akceptacji przez obie strony treści umowy o prowadzenie. Wiadomość pozwala również odczytać treść obu umów (po weryfikacji SMS dokonanej przez reprezentantów). 
Datą zawarcia umowy o zarządzanie jest data zatwierdzenia umowy przez reprezentantów i/lub pełnomocników pracodawcy (późniejsza z dat zatwierdzenia). 

Po finalizacji procesu osoby obsługujące n-Portal PPK otrzymują na adres mailowy niezbędne dane do zalogowania do Portalu. 

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Ostatnim elementem, który prowadzi do faktycznego uruchomienia PPK jest faktyczne zawarcie umowy o prowadzenie, czyli przesłanie pliku zgłoszeniowego zawierającego  dane osób które przystępują do PPK. Do programu mogą przystąpić osoby, które odprowadzają składki emerytalno-rentowe i przepracowały u danego pracodawcy co najmniej 3 miesiące. Automatyczny zapis obejmuje osoby między 18 a 54 rokiem życia (mogą zrezygnować z uczestnictwa), a osoby między 55 a 70 rokiem życia przystępują do PPK na podstawie wniosku.

Plik rejestracyjny musi zostać przesłany do instytucji finansowej do 10 listopada 2020 r. Zawiera on dane zatrudnionych automatycznie zapisanych do PPK (z wyłączeniem osób które złożyły rezygnację) oraz osób, powyżej 55 roku życia, które chcą przystąpić do PPK. Plik musi zawierać zestaw danych obligatoryjnych: imię, nazwisko, narodowość, PESEL oraz adres. W przypadku osób, które nie posiadają numeru PESEL konieczne jest podanie daty urodzenia oraz numeru i serii dokumentu tożsamości. 

Umowa o prowadzenie PPK będzie uznawana za zawartą w stosunku do danej osoby zatrudnionej z dniem przekazania przez podmiot zatrudniający pierwszej informacji zgłoszeniowej zawierającej poprawne i kompletne dane identyfikujące Uczestników PPK obejmujące tę osobę.

Zespół Nationale-Nederlanden 09.12.2019