Umowa o prowadzenie PPK — ustawa, najważniejsze informacje

Pracownicy są zapisywani do Pracowniczych Planów Kapitałowych, gdy pracodawca zawrze z instytucją finansową umowę o prowadzenie. Ustawa szczegółowo reguluje jej zakres, w praktyce do umowy o prowadzenie dołączana jest lista uczestników PPK. Przybliżamy szczegóły procesu.

Pracowniczy plan kapitałowy (PPK) jest uruchamiany na podstawie umowy o zarządzanie podpisywanej między pracodawcą a instytucją finansową. Natomiast pracownicy przystępują do PPK do umowy o prowadzenie, którą pracodawca zawiera z instytucją finansową w imieniu i na rzecz zatrudnionych. W przypadku tzw. II fali i III fali PPK terminy są takie same - termin zawarcia umowy o zarządzanie mija 27 października, a umowy o prowadzenie 10 listopada 2020 r. 

Jak zawrzeć umowę o prowadzenie PPK?

Zawarcie umowy o PPK prowadzenie to innymi słowy zapisanie pracowników do programu. Ustawa o PPK ściśle reguluje zakres umowy o prowadzenie – muszą się w niej znaleźć informacje określające warunki uczestnictwa w PPK oraz dane pozwalające zidentyfikować uczestnika PPK.

Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:

  • strony umowy, 
  • dane identyfikujące uczestnika PPK,
  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
  • nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
  • sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, 
  • sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty, 
  • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
  • sposób składania dyspozycji,
  • zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy. 

Choć umowa o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych dotyczy każdego z poszczególnych uczestników programu, w praktyce pracodawca zawiera jedną umowę ramową. Do niej dołączany jest załącznik z danymi zatrudnionych, którzy spełniają określone kryteria i będą uczestniczyć w PPK. Oznacza to, że pracodawca nie jest zobowiązany do zawierania osobnej umowy dla każdego pracownika. 

Ustawa przewiduje kary dla podmiotów, które nie dopełniają ustawowych obowiązków. Podmioty, które nie zawrą umowy o prowadzenie w przewidzianym terminie, podlegają karze grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.

Załącznik do umowy o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych 

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie z instytucją finansową, z którą zawarł wcześniej umowę o zarządzanie PPK. W Nationale-Nederlanden PTE umowa o prowadzenie (ramowa) jest akceptowana przez pracodawców podczas zawierania umowy o zarządzanie. Formalnym procesem zawarcia jest przesłanie załącznika z danymi zatrudnionych, którzy są zapisywani do PPK. Pracodawcy mają na to czas do 10 listopada 2020 r.  Załącznik ma postać pliku xml lub csv, który jest generowany z systemu kadrowo-płacowego. 

W PPK środki mogą oszczędzać osoby między 18 a 70 rokiem życia, które odprowadzają składki emerytalno-rentowe i które przepracowały u danego pracodawcy co najmniej 3 miesiące. Zatrudnieni, którzy ukończyli 18 lat, lecz nie ukończyli 55 roku życia, są zapisywani do PPK automatycznie (chyba, że złożą wcześniej deklarację rezygnacji). Osoby między 55 a 70 rokiem życia przystępują do PPK na swój wniosek. Obowiązek zawarcia umów o prowadzenie PPK nie odnosi się natomiast do osób zatrudnionych, które najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyły 70 rok życia.

Więcej informacji na temat uczestnictwa i obowiązków pracodawcy znajduje się na blogu. 

Po zawarciu umowy o prowadzenie w ich imieniu, pracownicy otrzymują od instytucji finansowej informacje o zapisaniu do PPK. Potwierdzenie zawarcia umowy o  prowadzenie przekazywane jest elektronicznie – w Nationale-Nederlanden PTE za pośrednictwem aplikacji n-serwis PPK (Portal Pracownika). Dodatkowo uczestnicy PPK zarządzanego przez Nationale-Nederlanden PTE otrzymują tzw. list powitalny, który zawiera również numer rachunku PPK. W przypadku osób, które przekazały pracodawcy swój e-mail, list przesyłany jest elektronicznie (na adres e-mail). Osoby, które nie przekazały pracodawcy adresu e-mail, otrzymują list pocztą tradycyjną. 

Lista uczestników PPK, jest aktualizowana poprzez przesłanie pliku xml/csv do instytucji finansowej. Znajdują się w nim wszystkie informacje dotyczące decyzji zatrudnionych odnośnie oszczędzania w PPK – rezygnacji, (ponownego) przystąpienia, przystąpienia powyżej 55 roku życia. Co ważne, wszelkie aktualizacje załącznika nie stanowią zmiany umowy o prowadzenie PPK.

Wypowiedzenie umowy o prowadzenie PPK

Umowa o prowadzenie to umowa cywilnoprawna – co do zasady można ją więc wypowiedzieć lub rozwiązać. Niemniej jednak, zgodnie z przepisami ustawy o PPK umowa o prowadzenie jest powiązana z umową o zarządzanie. Ta druga bowiem stanowi podstawę PPK w danym przedsiębiorstwie oraz reguluje współpracę z instytucją finansową, która zarządza programem. Pierwsza z umów to tak naprawdę zapisanie pracowników do PPK.

Pracodawca może zatem wypowiedzieć jedynie obie umowy. Oznacza to zakończenie współpracy z dotychczasową instytucją finansową i wiąże się z koniecznością wybrania nowego dostawcy PPK, z którym zostanie zawarta umowa o zarządzanie i kolejno o prowadzenie (zapisanie pracowników do programu u nowego dostawcy). 

Zespół Nationale-Nederlanden 09.12.2019