Wdrożenie PPK — studium przypadku dużej firmy

Obowiązkiem prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych objęci są już najwięksi przedsiębiorcy w Polsce, którzy okres przygotowań do programu w większości mają już za sobą.

W ramach programu odprowadzane są pierwsze wpłaty na indywidualne konta pracowników. Z doświadczeń przedsiębiorstw 250+ mogą skorzystać firmy z sektora MŚP, które programem zostaną objęte od 1 stycznia 2020 r. Wśród instytucji, które wdrożenie planów kapitałowych mają już za sobą, jest Nationale-Nederlanden.

- Zależnie od struktury i branży zakładu inne środki przekazu będą najlepsze do komunikowania się z pracownikami w sprawie PPK. W naszej firmie zbudowaliśmy taki wachlarz opcji, z których każdy wybierze coś dla siebie — mówi Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej w Nationale-Nederlanden.

Najwięcej obowiązków z tytułu nowego systemu długoterminowego oszczędzania spoczywa na pracodawcach. Obok działań związanych z przygotowaniem do wdrożenia programu zatrudniający muszą zmierzyć się z wyborem instytucji finansowej, zawarciem z nią umów o zarządzanie oraz prowadzenie PPK. Kluczowe dla procesu jest także ustrukturyzowanie w firmie procedur administracyjno-komunikacyjnych.


Analiza i oszacowanie kosztów

To etap, który można określić poziomem 0. Startują z niego wszystkie firmy, które muszą zmierzyć się z wprowadzeniem planów kapitałowych. Pierwszym krokiem w przypadku Nationale-Nederlanden było przeprowadzenie analizy i opracowanie planu wdrożenia. Należało oszacować koszty przystąpienia do programu, zweryfikować, kogo obejmą Pracownicze Plany Kapitałowe i ile czasu będzie wymagało dokonanie formalności.

Nie znaliśmy dokładnych danych niezbędnych do wdrożenia PPK, dlatego na początku upewniliśmy się, czy procesy obsługujące zawieranie umów i płatności są prowadzone prawidłowo. Oszacowanie poziomu kosztów programu, założenie poziomu partycypacji, a także oszacowanie wartości wpłat podstawowych umożliwiło nam podjęcie decyzji o realnej dacie przystąpienia do programu — wskazuje Małgorzata Madej, kierownik działu ofertowania i zarządzania portfelem PPK w Nationale-Nederlanden.

Zapadły też konkretne decyzje biznesowe. Przykładowo, zidentyfikowano, że umowy zlecenia zawierane są przez różne działy. W praktyce mogłoby to utrudniać prawidłowe oszacowanie, ile osób obejmie PPK. Następstwem była więc decyzja o scentralizowaniu zawierania umów w jednym dziale. Natomiast w obszarze sprzedaży zmieniono ogólny system zawierania umów cywilnoprawnych.


Przygotowanie do wdrożenia

Jednym z największych wyzwań było zapewnienie sprawnie i prawidłowo funkcjonującego systemu obsługi PPK, w szczególności kadrowo-płacowego.

Eksperci z Nationale-Nederlanden wskazali cztery podstawowe warunki, które musiał on spełniać:
•    selekcja uczestników programu
•    możliwość wprowadzania deklaracji uczestników
•    naliczanie wpłat pracownika i pracodawcy generowanie plików zgłoszeniowych i rozliczeniowych w formacie wymaganym przez instytucje finansowe.

Był to też odpowiedni moment na rozpoczęcie komunikacji z pracownikami.

Zależnie od struktury i branży zakładu inne środki przekazu będą najlepsze. W naszej firmie zbudowaliśmy taki wachlarz opcji, z których każdy wybierze coś dla siebie. Były to m.in.: materiały drukowane, elektroniczne, mailingi, filmiki, quizy online, spotkania i szkolenia bezpośrednie, jak i w formie elektronicznej. Dzięki dobrze zaplanowanej komunikacji po miesiącu działania programu nie mieliśmy w ogóle korekt list płac, co oznacza, że pracownicy byli naprawdę dobrze poinformowani i decyzję o uczestnictwie podjęli świadomie. Uważam, że to duży sukces — dodaje Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej w Nationale-Nederlanden.


Kwestie formalne

Na tym etapie, po wcześniejszych konsultacjach z pracownikami, przyszedł czas na wybór instytucji finansowej.

Wszelkie działania można przeprowadzić drogą elektroniczną. Do zawarcia umowy o zarządzanie nie są wymagane podpisy kwalifikowane, skanowanie ani drukowanie dokumentów. Taki schemat działania proponujemy też naszym klientom jako instytucja finansowa. Wybierając operatora PPK, warto też sprawdzić, czy oferuje on kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia programu — mówi Małgorzata Madej.


Harmonogram dla wdrożenia

Ostatnim krokiem było naliczenie wpłat na listach płac, zebranie deklaracji od pracowników i zgłoszenie ich w portalu PPK pracodawcy, ewentualne korekty list oraz rozpoczęcie wpłat do instytucji finansowej.

Opracowaliśmy harmonogram obsługi powdrożeniowej na każdy kolejny miesiąc. Uwzględnia on nowe i stałe elementy, takie jak przekazywanie wpłat do instytucji finansowej czy zgłaszanie rezygnacji pracowników w ciągu 7 dni od ich wpłynięcia. Od początku widzimy, jak wielkie to ułatwienie, dlatego polecamy taką praktykę każdemu przedsiębiorcy — dodaje Joanna Dobies.

25 października i 12 listopada bieżącego roku to ostateczne daty na podpisanie kolejno umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK przez dużych przedsiębiorców. Natomiast 1 stycznia 2020 r. obowiązkiem tworzenia programu zostaną objęte przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Przy wyborze instytucji finansowej warto rozważyć ofertę cenową, ale również poziom kompleksowego wsparcia, jaki oferuje podczas całego procesu tworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.


Cenne spojrzenie z obu stron

 

- Nationale-Nederlanden ma o tyle komfortową sytuację, że wprowadzanie PPK zna z obu stron. Jesteśmy pracodawcą 250+, a jednocześnie instytucją finansową oferującą usługi przedsiębiorcom. Uruchomienie programu mamy już za sobą. Dlatego możemy z praktycznej strony opowiedzieć naszym partnerom, jak wdrażać PPK w firmie. Umowę o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi zawarło z nami już ponad 300 instytucji. Z naszych obserwacji i rozmów z pracodawcami wynika, że firmy są na różnych etapach przygotowania i wdrażania programu. Nasze własne doświadczenia są na tyle uniwersalne, że każdy może z nich skorzystać – mówi Małgorzata Madej, kierownik działu ofertowania i zarządzania portfelem w PPK w Nationale-Nederlanden.

 

Działania w ramach kolejnych etapów wdrożenia

Poziom 0 — SELEKCJA I ANALIZA

•    Analiza struktury zatrudnienia w firmie, oszacowanie kosztu obsługi PPK, założenie partycypacji
•    Opracowanie budżetu dla PPK, podjęcie decyzji o przekazywaniu wpłat dodatkowych
•    Oszacowanie kosztów związanych z systemem oraz wybranym modelem obsługi procesu
•    Analiza danych i ustalenie terminu wejścia do programu


Poziom 1 — PRZYGOTOWANIE DO WDROŻENIA

•  Przygotowanie systemu kadrowo-płacowego, ustalenie podstawy naliczania wpłat PPK, testy plików pod kątem zgodności z wymaganiami agenta transferowego
•  Komunikacja wstępna: wskazanie sensu i założeń programu, zapoznanie pracowników z istotą PPK


Poziom 2 — KWESTIE FORMALNE

•    Wybór instytucji finansowej do zarządzania i prowadzenia PPK po uprzednich konsultacjach z pracownikami
•    Przygotowanie pełnomocnictw do podpisania umowy o zarządzanie
•    Zawarcie umowy o zarządzanie, zapoznanie się z portalem pracodawcy
•    Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec pracowników — komunikacja do wszystkich, udostępnienie deklaracji


Poziom 3 — HARMONOGRAM DLA WDROŻENIA

•    Zbieranie deklaracji, wprowadzanie zdarzeń do systemu kadrowo-płacowego
•    Zgłoszenie pracowników
•    Naliczenie pierwszych wpłat na listach płac
•    Korekty list płac wynikające ze złożonych po terminie naliczenia list płac deklaracji
•    Przekazanie pliku rozliczeniowego oraz wpłat do instytucji finansowej
•    Komunikacja dotycząca portalu pracownika i pobranych wpłat


Poziom 4 — OBSŁUGA POWDROŻENIOWA

•    Ustalenie stałego harmonogramu obsługi
•    Przekazywanie do Instytucji Finansowej informacji o rezygnacjach do 7 dni
•    Regularne przesyłanie plików oraz wpłat raz w miesiącu
•    Zarządzenie procesem wykonywania korekt
•    Obowiązki informacyjne pracodawcy w stosunku do nowozatrudnionych

Zespół Nationale-Nederlanden 02.12.2019