Autozapis do PPK – co musi zrobić pracodawca?

W 2023 roku pracodawcy po raz pierwszy zmierzą się z tzw. autozapisem. Wyjaśniamy, jak trzeba się do tego przygotować. Podpowiadamy, które firmy muszą ponownie zapisać swoich pracowników do programu, kiedy trzeba to zrobić i jakie osoby obejmie autozapis.

W 2023 r. pracodawcy ponownie zapiszą swoich pracowników do pracowniczych planów kapitałowych (PPK). Tzw. autozapis obejmie osoby, które zrezygnowały z PPK i nigdy w nim nie oszczędzały oraz uczestników PPK, którzy wstrzymali wpłaty. Autozapis wynika z ustawy o PPK1  i  będzie miał miejsce co cztery lata (licząc od 2023 r.). Pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika, aby zapisać go do PPK. Podpowiadamy co muszą zrobić pracodawcy.

Kogo dotyczy autozapis do PPK

Autozapis obejmuje wszystkich pracodawców, którzy zatrudniają osoby podlegające obowiązkowym składkom emerytalno-rentowym. Przypominamy, że są to przede wszystkim zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale nie tylko. Więcej  informacji na ten temat znajduje się w artykule PPK - wiek pracownika i rodzaj zatrudnienia. Kogo zapisywać do Pracowniczych Planów Kapitałowych?

Autozapis obejmie wszystkie podmioty, które oferują PPK swoim pracownikom. Od strony prawnej są to pracodawcy, którzy zawarli umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową. 

Autozapis dotyczy również mikroprzedsiębiorców. To co muszą zrobić w 2023 roku zależy od tego,czy dotychczas zawarli umowę o zarządzanie PPK. 

•    Mikroprzedsiębiorcy, którzy nie zawarli umowy o zarządzanie PPK, ponieważ ich wszyscy pracownicy złożyli deklarację rezygnacji. Jeśli ponownie wszyscy pracownicy złożą deklaracje rezygnacji w terminie, który dotyczy autozapisu (opisujemy go niżej), ten typ pracodawców nie musi zawierać umowy o zarządzanie PPK do czasu kolejnego autozapisu (lub momentu, gdy przestanie spełniać definicję mikroprzedsiębiorcy). Jeśli choć jedna osoba nie złoży deklaracji rezygnacji z PPK, ten mikroprzedsiębiorca musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK oraz zapisać pracownika do programu. Umowę o zarządzanie można zawrzeć z Nationale-Nederlanden PTE. Więcej informacji na ten temat znajduje się na stronie PPK dla pracodawców
•    Mikroprzedsiębiorcy, którzy zawarli umowę o zarządzanie PPK. Ci pracodawcy muszą ponownie zapisać do programu pracowników, którzy nie złożą deklaracji rezygnacji w terminie, który dotyczy autozapisu. Szczegóły opisujemy poniżej. 

Autozapis nie obejmuje:

•    firm, które oferują swoim pracownikom pracownicze programy emerytalne (PPE). Taki pracodawca musi spełnić jednak dwa warunki.  Po pierwsze do  PPE w danej firmie musi należeć co najmniej 25% zatrudnionych. Po drugie pracodawca musi wpłacać na konto pracownika w PPE nie mniej niż 3,5% jego pensji brutto
•    samozatrudnionych zatrudniających osobę fizyczną w zakresie, który nie jest związany z działalnością gospodarczą tego podmiotu ani działalnością gospodarczą tej osoby.

Kogo i kiedy trzeba zapisać do PPK w 2023 roku

Autozapis obejmuje zatrudnionych, którzy:

•    mają 18-54 lat (nie skończą 55 lat przed 1 kwietnia 2023 r.),
•    złożyli deklarację rezygnacji2. Są to osoby, które są uczestnikami PPK, ale wstrzymały wpłaty oraz zatrudnieni, którzy nigdy nie przystąpili do PPK. 
Pracownicy mogą ponownie zrezygnować z PPK. By to zrobić, po tym jak otrzymają od pracodawcy informacje o  autozapisie do na PPK muszą ponownie złożyć deklarację rezygnacji. Osoby, które nie złożą deklaracji rezygnacji, zaczną znów oszczędzać w programie. Tryb w jaki można składać deklaracji określa każdy pracodawca. Szczegółowe informacje na temat tego jak określić ten termin podajemy w dalszej części artykułu.

Autozapis nie obejmuje osób, które:

•    mają 55-69 lat (dotyczy to pracowników, którzy skończą 55 lat do 1 kwietnia 2023 r. ),
•    do tej pory nie oszczędzały w PPK,
•    są uczestnikami PPK, ale wstrzymały wpłaty do programu (złożyły deklarację rezygnacji2).

Ci pracownicy mogą dobrowolnie przystąpić do programu. Wystarczy, że złożą deklarację przystąpienia do PPK. Mogą to zrobić w każdym momencie. Jeśli chcą przystąpić do programu w ramach autozapisu, muszą złożyć deklarację przystąpienia do końca lutego 2023 r. 
Przypominamy, że do programu nie można zapisać osób, które skończyły 70 lat. 

Autozapis – najważniejsze terminy dla pracodawców 

•    Do końca lutego 2023 r. pracodawcy muszą poinformować pracowników o autozapisie. Firmy, które zawarły umowę o zarządzanie z Nationale-Nederlanden PTE mogą skorzystać z gotowych materiałów. Żeby je otrzymać, należy skontaktować się z naszą infolinią (22 522 71 24 lub 801 20 30 40).
•    Z końcem lutego 2023 r. wygasają deklaracje rezygnacji pracowników. Pracodawca musi ich zgłosić do programu niezwłocznie  po tym terminie. Przyjmuje się, że powinien zrobić to zanim w marcu wypłaci pensje. W szczególnych przypadkach można zrobić to później. Wyjaśniamy w naszym przykładzie w dalszej części artykułu.

Oczywiście do programu będą zapisane tylko osoby, które nie zrezygnują ponownie z PPK. Pracodawca ustala tryb w jakim będzie  zbierać deklaracje rezygnacji, które będą dotyczyły autozapisu. Dobrze, aby deklaracje zostały zebrane dzień lub dwa przed tym, gdy dział kadr zacznie naliczać pensje pracowników za marzec. W systemie kadrowo-płacowym trzeba zarejestrować informację o tym kto będzie ponownie zapisany a kto zrezygnował z PPK. Kolejno należy zgłosić instytucji finansowej listę osób, które pracodawca zapisuje do programu oraz które wznawiają wpłaty do PPK . 
•    Wpłaty do PPK za pracowników, którzy przystąpią do programu w ramach autozapisu, przekazuje się dopiero w kwietniu. Pracodawcy mają na to czas od 1 do 15 kwietnia (w praktyce do 16 kwietnia, ponieważ 15. wypada w sobotę). Wpłaty za pozostałych uczestników PPK, czyli tych, których zapisano wcześniej (poza autozapisem) przekazuje się na zasadach obowiązujących dotychczas. 

Jak zaplanować prace w ramach autozapisu

Posłużmy się przykładem.

Przykład numer 1 – pracodawca wypłaca pensje 20 marca.
•    Wynagrodzenie, które będzie wypłacone 20 marca powinno uwzględniać wpłaty do PPK osób, które nie złożyły deklaracji rezygnacji i zostały zapisane do programu w ramach autozapisu. 
•    20 marca, czyli dzień wypłaty, wypada w poniedziałek. Zakładamy, że pensje są naliczane w piątek 17 marca. Pracodawca powinien zarezerwować sobie co najmniej jeden dzień na to by zarejestrować w systemie kadrowym rezygnacje i ponowny zapis do PPK oraz przekazać informacje o uczestnikach PPK do instytucji finansowej. W naszym przykładzie będzie to 16 marca. 
•    By zebrać wszystkie dane, nasz przykładowy pracodawca powinien zebrać deklaracje rezygnacji z PPK w dniach 1-15 marca.

Przykład numer 2 – pracodawca wypłaca pensje 10 marca 
Jeśli pracownicy otrzymują pensje 10 marca, to czasu na autozapis jest bardzo mało. Gdy pracowników jest naprawdę dużo, może okazać się, że pracodawca nie zdąży zrealizować wszystkich działań. W tej sytuacji słowo „niezwłocznie”, które mówi kiedy trzeba zapisać pracowników do PPK, może być furtką. Zgodnie ze stanowiskiem PFR,  każdy pracodawca indywidualnie ustala jak rozumie ten termin. PFR zwraca uwagę, że „niezwłocznie” nie oznacza „natychmiast”. Jest to raczej realny termin, który uwzględnia okoliczności miejsca i czasu .  Oznacza to, że pracodawca, który wie, że do czasu wypłaty wynagrodzenia w marcu nie da rady przeprowadzić autozapisu, może zrobić to w kolejnym miesiącu. W tym przypadku wpłaty do PPK, które są naliczone w ramach autozapisu, również należy przekazać do 15 kwietnia. 

Jak naliczyć wpłaty do PPK w ramach autozapisu

Wpłaty do PPK nalicza się od „podstawy składek emerytalno-rentowych”. To oczywiście wynagrodzenie brutto. Trzeba jednak pamiętać, że oprócz pensji podstawowej, wpłaty do PPK nalicza się także od innych składników wynagrodzenia, które podlegają „ozusowaniu”. Są to ewentualne nadgodziny, premie czy benefity od pracodawców. W przypadku wpłat do PPK nie obowiązuje limit 30-krotności składek na ZUS (nowelizacja ustawy o PPK).

1 Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych z dnia 4 października 2018 r.
2 Deklaracje rezygnacji wygasają z końcem lutego 2023 r. Osoby, które je złożyły w tym terminie będą objęte autozapisem. 
3 Data 1 kwietnia wynika z ustawy o PPK. W kwietniu pracodawca musi przekazać wpłaty do PPK za pracowników, których zgłosił do programu w ramach autozapisu. 
Rekomenduje to Polski Fundusz Rozwoju (PFR) w materiałach, które dotyczą autozapisu
5 Należy to zrobić w Portalu Pracodawcy. Informacje zgłasza się:
•    importując do Portalu plik xml, który został wygenerowano z systemu kadrowo-płacowego
•    lub ręcznie w Portalu. 
6 Powołuje się  między innymi na wyroki: Sądu Najwyższego z 13 grudnia 2006 r., II CSK 293/06 oraz z 30 czerwca 2011 r., III CSK 282/10).

materiał marketingowy 11.01.2023